バーチャルオフィスの選び方-「格安」ではなく「総額」で選ぶ-

バーチャルオフィスの選び方-「格安」ではなく「総額」で選ぶ-

以前、こちらの記事でバーチャルオフィスを比較検討する際の注意点をまとめました。①料金の差はそれほど重要でないこと、②銀行法人口座開設の可能性があるかが重要であること、③郵便物の受け取りのサービスについて確認しておくことが重要であることを挙げましたが、今回は①料金の差はそれほど重要ではないことを強調したいと思います。なぜなら、「バーチャルオフィス　格安」という検索ワードが目立つからです。この背景にはバーチャルオフィスを利用することで初期費用を抑えたいという利用者の心理はもちろん、一方で「格安のバーチャルオフィスで本当に大丈夫なのか？」といった不安があるかと思います。今回は「バーチャルオフィスの選び方-「格安」ではなく「総額」で選ぶ-」というタイトルにしましたが、利用料金が安いことを全面的に否定するわけではありません。しかし、バーチャルオフィスというサービス自体に明確な定義がなく、「住所を貸す」ということ以外に共通点を見出しにくい現実を考えれば、単純に利用料金の安さだけで提供されるサービスを比較することは好ましくないこともご理解いただけると思います。そこで、今回はバーチャルオフィスのサービスについて改めて明確にするとともに、利用料金で比較する際にはどのようなことに気を付けるべきかをまとめていきたいと思います。大切なことは「自分が望むサービスを利用する場合に総額いくらかかるのか？」という視点です。「基本料金がいくらなのか？」ではなく、「自分が望むサービスを利用する場合に総額いくらかかるのか？」という視点です。「基本料金にオプション料金を加えるといくらなのか？」ではなく、郵便サービスであれば送料の実費負担(発生する場合)、電話転送サービスであれば、転送元からの通話料(発生する場合)も含めると、「総額いくらくらいかかるのか？」という視点です。「格安」ではなく「総額」で選ぶためのコツをまとめていきたいと思います。

バーチャルオフィスの基本サービスと注意点

バーチャルオフィスの基本サービスは起業家や個人事業主などに対し、住所をレンタルするというサービスです。いわば「住所貸し」がメインになりますので、物理的なオフィスの提供サービスはありません。ここで注意点が一つ。それは「レンタルした住所をどういった用途で利用してよいのか？」ということです。ほとんどすべてのバーチャルオフィスでは、レンタルすれば自分の名刺にその住所を記載でき、法人登記の住所として利用でき、届いた郵便物を受け取れるサービスを提供しています。しかし、これらすべてのサービスが基本料金に含まれているとは限らず、住所を法人登記に利用する場合は別途保証金やオプション料金が発生するケース、郵便物を受け取ることは出来るが自宅への転送はしてくれないケースなどがあります。また、法人登記は出来てもその住所に問題があり、ビジネスで行き詰ったり、銀行での法人口座開設が難しくなったりしてしまう場合もあるようです。そこで、今回はバーチャルオフィスの基本サービスを①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることと定義し、いくつかのバーチャルオフィスのサービスを比較してみましょう。

オフィスAの場合

渋谷などでバーチャルオフィスとレンタルオフィスを運営する「オフィスA」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「住所貸しプラン」がバーチャルオフィスプランに該当し、①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることを満たすためには下記の料金が必要になります。

オフィスBの場合

中央区銀座でバーチャルオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスを運営する「オフィスB」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「スタートアッププラン」がバーチャルオフィスプランに該当し、①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることを満たすためには下記の料金が必要になります。

オフィスCの場合

千代田区九段下でバーチャルオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスを運営する「オフィスC」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「バーチャルオフィスメンバー」がバーチャルオフィスプランに該当し、①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることを満たすためには下記の料金が必要になります。

オフィスA～Cの比較

今回3つのオフィスを比較してみましたが、初期費用という点に注目すると、オフィスBが最も安くなります。また、オフィスAも期間限定で入会金無料というような対応をしているようなので、そうするとオフィスAが一番初期費用を安く抑えることが出来るでしょう。しかし、月額利用料金に目を向けるとオフィスCがオフィスAやオフィスBに比べて半額程度であることがわかり、また保証金の30,000円も退会時に返却という点を考えれば、総額料金という点ではオフィスCが最もお得になるということがわかるのではないでしょうか。詳しくは下記の表を参考にしてみてください。

(※(　)内は合計金額、法人契約の場合で試算)

基本サービスを比較する際の注意点

バーチャルオフィスを選ぶ際、①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることを基本サービスとして位置づけ、初期費用だけではなく、数か月間利用した場合の費用を算出してみましょう。現時点で法人化の予定がなくとも、事業が拡大する中で法人化を検討することはあるかもしれません。そもそも法人登記での住所利用が出来ないオフィスも稀にありますので、契約するバーチャルオフィスが①と②を満たしていることはとても重要になってきます。また、「初期費用にいくらかかるか？」ではなく、「総額でいくらかかるか？」という点に着目し、利用を検討するバーチャルオフィスの数か月間の費用を算出してみましょう。最低でも6ヵ月、出来れば1年間の試算を出すことをおすすめします。

バーチャルオフィスのオプションサービスと注意点

バーチャルオフィスのオプションサービスとしてニーズがあるのが、郵便物転送サービスと電話転送サービスの2つです。郵便物転送サービスや電話転送サービスについては以前の記事で詳しくまとめましたが、それぞれ「総額でいくらかかるか？」を見えにくくする罠があります。郵便物転送では送料の実費負担や受取や転送制限。電話転送では転送元からの通話料。これらは利用状況に応じて変わってくるため、毎月「総額でいくらかかるのか？」という部分をぼやけさせます。また、郵便物1通の送料や数分の通話料などは金額が小さいため見落とされがちですが、気が付けばそれ相応の金額になることもあります。郵便物転送と電話転送についてそれぞれの注意点をまとめたので参考にしてください。

郵便物転送サービスの注意点

以前の記事で、郵便物転送サービスは「基本料金の範囲内で月に１回以上転送してもらえること」が重要だとしましたが、「バーチャルオフィス　格安」という検索されている方は郵便物転送サービスを含んで月額いくらになるかということが気になっているはずです。個人的には基本料金や郵便転送のオプション料以外に料金が発生しないことがベストだとは思いますが、バーチャルオフィスの運営元のことも考えると、送料の実費負担程度ならやむを得ないのかなという気もします。それでは、またいくつかのバーチャルオフィスを比較してみましょう。

オフィスDの場合

千代田区九段下でバーチャルオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスを運営する「オフィスD」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「バーチャルオフィスメンバー」がバーチャルオフィスプランに該当し、月１回の郵便転送と電話での郵便物の問い合わせがが基本料金に含まれています。また、月額1,000円で到着した郵便物の画像データを送ってもらうことができ、1回2,000円で依頼時までに届いている郵便物を転送してもらえるほか、月額4,000円で即日郵便物を転送してもらえるようです。特に最後の月額4,000円のオプションでは宅配物等も元払いの伝票で送ってもらえるようです。なお、原則として郵便物の発送での送料や手数料はかからないようですので、毎月の利用料金が明確になることは間違いないでしょう。

オフィスEの場合

東京都内で10店舗以上のバーチャルオフィスを運営する「オフィスE」のケースを見てみましょう。このオフィスにはバーチャルオフィスについていくつかのプランがありますが、「エコノミープラン」に月１回以上の郵便転送が含まれています。ただし、転送にあたっては重さや通数に制限がありますので、よく確認すると良いかと思います。また、1回600円で依頼時にレターパックで郵送してくれるオプションもあります(レターパックに収まらない場合は着払いの宅配便)。なお、1か月で100通以内、かつ100g以内の重さの郵便物の送料はかからないようですので、随時送料が発生するサービスよりはやや料金が明確になるのではないでしょうか。

オフィスFの場合

4つの自社所有物件を中心にバーチャルオフィスを運営する「オフィスF」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「バーチャルオフィスプラン」に月１回以上の郵便転送が含まれています。ただし、転送にあたっては大きさや通数に制限がありますので、よく確認すると良いかと思います。また、基本料金の範囲内で月に3回(平日)まで依頼日に転送をしてもらうことも可能ですが、こちらも送料が無料になるには条件があるようです。基本料金の範囲内で転送頻度を増やすことは出来ますが、大きさや通数制限といった部分で料金がやや明確ではない気がします。

電話転送サービスの注意点

以前の記事で、電話転送サービスは「自分が望んでいるサービスが選べるか」、「転送元からの通話料が発生するか」という点が重要だとしましたが、「バーチャルオフィス　格安」という検索されている方は電話転送サービスを含んで月額いくらになるかということが気になっているはずです。個人的には基本料金や電話転送のオプション料以外に料金が発生しないことがベストだとは思います。特に転送元からの通話料はビジネスを行う上では必要不可欠なコストだと思うので、その点を重視することは大切なのではないでしょうか。それでは、電話転送サービスを提供しているいくつかのバーチャルオフィスを比較してみましょう。

オフィスGの場合

豊島区で2店舗のバーチャルオフィスを運営する「オフィスG」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「バーチャルオフィス転送電話コース」が電話転送(受信)サービスを含んでおり、「バーチャルオフィス電話代行コース」には電話転送(受信＋発信)のサービスが含まれています。

オフィスHの場合

千代田区九段下でバーチャルオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスを運営する「オフィスH」のケースを見てみましょう。このオフィスでは「バーチャルオフィスメンバー」がバーチャルオフィスプランに該当し、電話転送についてはオプションで追加することが出来ます。

オフィスIの場合

東京都内で10店舗以上のバーチャルオフィスを運営する「オフィスI」のケースを見てみましょう。このオフィスにはバーチャルオフィスについていくつかのプランがありますが、「ビジネスプラン」に電話転送サービスが含まれています。

まとめ　-バーチャルオフィスは「格安」ではなく「総額」で選ぶ-

ここまで、バーチャルオフィスの選び方について、「総額いくらかかるのか？」という視点で選ぶことを強調してきました。「格安」をただ否定しているわけではありません。同じサービスであれば利用料金が安いことに越したことはありませんが、あくまで同じサービスを受けることが出来ればです。バーチャルオフィスというサービスの定義は完全には明確化されておらず、「住所を貸す」といった場合も、名刺に記載できるのか、法人登記に利用できるのかなど、その利用範囲が限定されいる場合もあります。バーチャルオフィスを選ぶ際は、まずは基本サービスである「住所貸し」のサービスがどのようなものなのか。少なくとも①オフィス住所として名刺に記載できること、②法人登記にその住所を利用できることを前提にオフィスの検討を始めると良いかと思います。また、郵便物転送サービスと電話転送サービスについても、同様のサービスを受けるためには「総額でいくらかかるのか？」という視点を持って検討するようにしましょう。郵便物であれば送料の実費負担や転送手数料が発生するか、受取制限や発送制限があるかなど、細かいと思うところまでしっかりと確認することをおすすめします。電話転送に関しても、転送元からの通話料は案外大きなものであり、ビジネス上そこを削減することはなかなか難しいでしょう。このような1回単位では小さい出費に対しても細かく考えることが大切だと思います。最後になりましたが、バーチャルオフィスは「格安」ではなく「総額いくらかかるのか？」で選ぶようにしましょう。

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