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    バーチャルオフィス利用者が解説!
    バーチャルオフィスを選ぶために最低限確認すべき5つのポイントと自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ6つの軸

    2000年代後半頃から東京などの都心部を中心にバーチャルオフィスは注目を集めていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、その注目度はさらに増しています。

    当サイトの共同管理人である、カイノ、シムラ、キヌタの3人も、コロナ前後で事業を始めましたが、バーチャルオフィスを利用しています。

    近年バーチャルオフィス業界には大手企業も参入し、認知度の向上や価格競争に伴う価格の低下も進んでいます。以前よりも気軽にバーチャルオフィスを利用できる環境が整ってきたといえますが、バーチャルオフィスのサービスは事業者ごとに大きく異なるため、本当に自分にとって最適なオフィスを選ぶことはなかなか難しいでしょう。

    共同管理人の3人は以前より面識がありましたが、それぞれ別のバーチャルオフィスを契約しています。バーチャルオフィスに求める機能が3人それぞれ違ったため、結果として同じオフィスを選ぶことはありませんでした。さて、当サイトは3人が契約するバーチャルオフィスを単におすすめとして紹介することにとどまらず、「自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ」ためのお手伝いができるようにすることを目的として運営します。あるバーチャルオフィスのサービスが良いか悪いかということではなく、「`自分にとって`良いサービスなのか?」という点を皆様が考えやすいようにアシストできればと思っております。

    目次

    バーチャルオフィスとは?

     まずは「バーチャルオフィスとは?」という基本的な部分を解説します。既にバーチャルオフィスのサービスをご存じの方はこの項目をスキップしていただき、「バーチャルオフィスを選ぶ際に最低限確認すべき5つのポイント」以降をご一読ください。

    バーチャルオフィスの定義

    さて、バーチャルオフィスを直訳すると「仮想事務所」となりますが、厳密な定義があるわけではありません。当サイトでは、さまざまなバーチャルオフィス事業者のサイトやサービス内容を踏まえたうえで、「ビジネスで利用する住所等を提供するサービス」と定義します。「等」をつける利用としては、住所だけを提供する事業者もいれば、それに付随するさまざまなサービスを付加価値として提供する事業者もいるからです。具体的なサービスについては次の項目で解説します。

    バーチャルオフィスの具体的なサービス

    バーチャルオフィスの事業者が提供するサービスを整理します。

    住所の提供

    住所を提供することがサービスの中心となります。事業者によって、またはプランによって、法人登記ができるかできないか、ウェブ上に画像処理をしないで住所表記を掲載できるかできないかという点などに違いがあります。

    郵便物の代理受取・転送処理

    住所を提供することに伴い、バーチャルオフィスに利用者宛の郵便物等が届きます。郵便物等を事業者が代理で受け取ってくれるか、受け取ってくれる場合は利用者宛に転送してくれるかという点で違いがあります。これらは基本サービスに含まれる場合もあれば、オプションサービスとして利用できる場合もあります。

    郵便物の窓口受渡・ポスト(私書箱)設置

    バーチャルオフィス事業者に代理で受け取ってもらった郵便物をバーチャルオフィスの窓口(受付)で利用者が受け取れるか、また利用者毎に個別のポスト(私書箱)を設置してもらえるかという点で違いがあります。これらも基本サービスに含まれる場合もあれば、オプションサービスとして利用できる場合もあります。

    電話転送・秘書代行

    住所だけではなく、オプションとして利用者専用の電話番号を発番し、利用者の電話番号宛にかかってきた電話を転送してくれたり、電話応対を秘書が代行してくれたりするサービスを利用できる場合があります。

    会議室・ワークスペース

    事業者によっては会議室やワークスペースを提供している場合があります。上位のプランとしてシェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスがあり、事業のフェーズに合わせてグレードアップできる場合もあります。

    各種サポート

    事業者によっては、法人登記の代行や法人口座開設のサポート、会計サービスや事務代行、メンター制度などを導入している場合もあります。その他、創業融資や助成金の申請サポートやWEB制作の代行、さまざまな場面で士業の方を紹介してくれる事業者もあります。

    バーチャルオフィスの利用料金

    東京のバーチャルオフィスの利用料金は事業者によってさまざまですが、月額料金でおおまかに3つの価格帯に分類することができます。

    高価格帯:月額5,000円(税込5,500円)以上

    ほとんどが都内のビジネス街の一等地に住所があり、かつ住所利用以外のさまざまなサービスが基本プランに含まれている場合がほとんど。

    中価格帯:月額1,000円(税込1,100円)以上月額5,000円(税込5,500円)未満

    都内のビジネス街の一等地に住所があるケースもあれば、東京23区内にはあるがオフィスビルとはいえない表記の住所を提供しているケースもある。基本プランでは住所利用や郵便の受取や転送といったサービスを提供し、その他のサービスはオプションサービスとして利用できるケースが多い。

    低価格帯:月額1,000円(税込1,100円)未満

    多くのケースではビジネス街の一等地とは言い難い住所であるが、一部しっかりとしたビジネス街の住所を提供している事業者もいる。中価格帯と同じく基本プランはミニマムなサービスであるが、その他のサービスやオプションに関しての充実度は一般的には低い。

    バーチャルオフィスを選ぶ際に最低限確認すべき5つのポイント

    次に、バーチャルオフィスを選ぶ際に最低限確認すべきポイントについて、実際にバーチャルオフィスを利用しているユーザーが解説します。なお、この5つは個人事業主(フリーランス)として利用する場合も、法人として利用する場合も重要なポイントになります。

    ① 住所を法人登記で利用できるか?

    1つ目のポイントは住所を法人登記で利用できるかどうかです。これは一見個人事業主(フリーランス)で利用する場合には関係ないように感じるかと思いますが、私たちは関係があると考えています。

    バーチャルオフィスは、運営する事業者が利用するビル等のオーナーと賃貸借契約(場合によっては定期借家契約)を締結したうえで開業される場合が多いですが、その際にオーナー側が商業登記の利用を拒むケースがあります。つまり、法人登記で利用できないオフィスに関しては、ビルのオーナー側がバーチャルオフィスとしての利用に難色を示している可能性があり、今後契約が更新されないというリスクがあると考えられます。

    せっかく契約して利用し始めたバーチャルオフィスが廃業や移転をしてしまうと、新たに別のオフィスを探す手間が発生しますので、個人事業主(フリーランス)として利用する場合であっても法人登記で利用できないバーチャルオフィスはおすすめできません。

    また、事業者によっては、法人登記利用をオプションとして用意しているケースもありますが、これもおすすめできません。なぜなら、住所を法人登記で利用する場合と、利用しない場合とで、料金が変わる合理的な説明はできないように感じるからです。こういった事業者が運営するバーチャルオフィスでは、色々と理由をつけて追加料金が発生するリスクがありますので、あまりおすすめしません。

    ② サインが必要な郵便物を代理で受け取ってもらえるか?

    2つ目のポイントはサインが必要な郵便物を代理で受け取ってもらえるかどうかです。ビジネスで住所を利用する以上、その住所宛に郵便物が届きます。バーチャルオフィスを運営する事業者のなかには、そもそも利用者宛の郵便物の受取を基本サービスに含まないオフィスもありますので、契約にあたっては注意が必要です。また、サインが必要な郵便物の代理受取にあたって、手数料等が発生しないかも重要なポイントになります。簡易書留やレターパック、宅配便等、受取時にサインが必要なものを代理で受け取ってくれるだけで利便性は向上しますが、これらも手数料等なしで対応してくれるオフィスをおすすめします。

    ③ 郵便物を定期的に転送してくれるか?

    3つ目のポイントは郵便物を定期的に転送してくれるかどうかです。バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物の受取方法としては、自宅等に転送してもらうか、店舗の窓口で受け取るかのいずれかになります。

    バーチャルオフィスが提供する郵便サービスの転送周期や転送費用等は運営する事業者によって異なりますが、週1回程度は転送をしてくれるオフィスをおすすめします。週1回という頻度に明確な理由があるわけではありませんが、昨今の郵便局の集配サービスの状況を考慮すると、毎週発送機会があることで、最低限さまざまな手続きが遅れることがなく対応できるのではないかと考えています。例えば、Googleビジネスに登録する場合、ハガキによるオーナー確認が行われますが、ハガキで届いた確認コードの有効期限は30日になります。そのため、週1回の定期転送の機会があればゆとりをもって処理することができるでしょう。

    ④ 郵便物を店舗で直接受け取ることができるか?

    4つ目のポイントは郵便物を店舗で直接受け取ることができるかどうかです。先ほど週1回程度の定期転送があるオフィスをおすすめとしましたが、届いた郵便物の中にはすぐに受け取りたい郵便物もあることでしょう。そのような場合には、店舗で受け取ることが可能なオフィスを選んでおくと便利でしょう。バーチャルオフィスの中には、そもそも来店での受取が一切できないオフィスや、複数展開している事業者で受取ができる店舗が限定されているオフィスがあります。こうしたオフィスを選んでしまうと、週1回の郵送での定期転送以外に受取の手段がなくなり、早く受け取りたい郵便物も週1回の転送を待たなければなりません。そのため、バーチャルオフィスの郵便サービスとしては、週1回の転送と店舗での受け取りの両方ができるオフィスを選ぶと良いでしょう。

    ⑤ ①~④が基本サービスに含まれているか?

    5つ目のポイントはこれまで提示した4つの機能がすべて基本サービスに含まれているかどうかです。バーチャルオフィスのサービスは明確な基準がないため、事業者によって提供している価格はもちろん、サービスの内容も異なります。どれくらいの金額でどのようなサービスが良いと一概に言えるわけではありませんが、少なくても先述した4つの機能が揃うことではじめて起業家にとって有益なバーチャルオフィスといえるでしょう。

    自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ6つの軸

    バーチャルオフィスを選ぶ際に最低限確認すべきことを5つ解説しましたが、ここでは自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ際の軸を6つ紹介します。バーチャルオフィスユーザ一の最低限の目的はビジネスで住所を利用することですが、それに付随するさまざまなサービスについては人によってニーズがかなり異なります実際、当サイトの共同運営者の3人もバーチャルオフィスを選ぶ際に重視したことは異なりました。こうした点も踏まえ、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶためにどのような軸があるのかを解説します。

    ① 利用料金の安さ~提供サービスに見合った料金設定か(コスパが良いか)~

    まずは利用料金の安さに軸を置いた選び方です。東京都内のバーチャルオフィスは、月額料金が5,000円以上の高価格帯、1,000円以上5,000円未満の中価格帯、1,000円未満の低価格帯に分類されます。利用料金の安さにこだわる場合、高価格帯のオフィスは選択肢から外して構いません。そのうえで、利用料金が安ければ安いほど良いというわけではなく、あくまでも提供されるサービスに見合った料金設定になっているか、すなわちコストパフォーマンスが高いかを検討する必要があります。

    バーチャルオフィスとして最低限のサービスは、以下の5つの機能が備わっていることと解説しました。

    ①法人登記での住所利用が可能なこと

    ②サインが必要な郵便物を代理で受け取ってもらえること

    ③郵便物を週1回程度定期的に転送してくれること

    ④店舗の窓口で直接受け取れること

    ⑤これらのサービスが基本サービスに含まれること

    本当にこれらのサービスだけで十分であれば、低価格帯に分類されるオフィスでも十分対応できるところがあります。

    カイノ

    私が契約したバーチャルオフィス1(渋谷店)初年度の月額料金が880円で5つのサービスを兼ね備えています。とにかく現時点ではオフィスコストをかけたくなかったので自分にとっては最適なサービスだと思っています。

    キヌタ

    月額880円で法人登記までできるのは凄いですね。私がバーチャルオフィスを契約したときはまだバーチャルオフィス1はオープンしていなかったのですが、あったら検討していたかもしれないですね。ちなみに私は月額1,650円のレゾナンス(浜松町店)を契約しています。価格も十分安いと思いましたし、会員数も多かったのでいきなり廃業することはないだろうと思って決めました。ミニマムなサービスが充実しているので満足しています。

    ② 住所のクオリティ~利用できる住所は最低限ビル名表記になっているか~

    次に住所のクオリティに軸を置いた選び方です。例えば、千代田区であれば官公庁が集積する少々お堅い地名、港区であれば建築やデザインなど洒落た地名、渋谷区であればスタートアップが集積するイメージ、文京区であれば教育のイメージなど、住所の違いによって相手方に与える印象も異なるでしょう。

    バーチャルオフィスを戦略的に利用していく場合、取り組む事業に合った地名、そしてどのようなイメージを相手方に与えたいのかといったことも踏まえて、契約するオフィスを決定すると良いでしょう。

    また、そこまでこだわりがない場合でも、「〇〇マンション」、「△△ハイツ」、「コーポ◇◇」といった居住地を想起させるような表記はおすすめできませんあくまでもビジネス用の住所として利用するのであれば、「〇〇ビル」といった表記であるかは確認しておくべきです。

    シムラ

    住所のイメージは大切だと思います。私の場合は学生時代に起業したので、とにかく都内の一等地で信頼度が高そうな住所というのを重視しました。その結果、千代田区にあって、りそな九段ビルに入居しているナレッジソサエティと契約しました。銀行名があるビルはやはり信頼度が高いですね。

    カイノ

    契約前に利用できる住所を全て開示してくれないオフィスも多く、そういったオフィスは例え知名度が高い企業が運営していても少し怖かったですね。最低限「~ビル」という表記は確保したかったので。

    キヌタ

    そうですね。レゾナンスの浜松町店は「ダイヤビル」の表記が使えるのですが、現地に会議室を利用しに行った時に「ダイヤハイツ」と表記名だったので少し困惑しました。頻繁に現地を使うわけではないですが、使う場合は少しクライアントに与える印象が良くないのかなとも感じました。

    ③ 対外的な信頼性~入会時の審査体制がしっかりしているか~

    対外的な信頼性に軸を置いた選び方もあります。バーチャルオフィスは徐々に認知度も高まっていますが、まだまだ不安を抱く方がいるのも事実だと思います。共同管理人の3人も最初にバーチャルオフィスというサービスを知ったときは少々不安を感じたのも事実です。そのため、バーチャルオフィス選びでバーチャルオフィス側の信頼度というものに重点を置くことも大切でしょう。

    具体的には、入会時の本人確認を徹底しているか、公的書類の提出は必須か、契約者と面談をしているか等です。こうした審査があることで手間に感じる部分もあるかもしれませんが、審査をしっかりしているオフィスは会員の質も高く、金融機関などからの印象も良いと考えられます。法人を設立して法人口座を開設される方はこの点も重視することをおすすめします。

    キヌタ

    レゾナンスはウェブで公的書類の提出後に電話での本人確認がありました。利用方法について色々聞かれたのでしっかりひと通りの確認はしているのかなという印象です。

    シムラ

    ナレッジソサエティは公的書類の原本を郵送で提出後に対面審査がありました。今はオンラインで実施しているようですが、私が入会した頃は現地で対面で行っていました。当時はまだ学生だったので緊張したことを覚えています。

    カイノ

    バーチャルオフィス1はeKYCを導入していましたのですべてオンラインで完結しました。価格が安いオフィスだと審査体制が緩すぎる所もあるとネット記事で読んだ記憶があったので、コストをかけずにうまいこと本人確認をしているなと思いました。

    犯罪収益移転防止法における本人確認について、現在のバーチャルオフィス業界はなあなあな部分もありますが、今後業界全体にこうした対応が求められることも十分に考えられます今のうちにしっかりとした対応をしているバーチャルオフィスを選んでおくことをおすすめします。

    ④ オプションサービスの多様性~最低限のプランに追加する形でさまざまなサービスを追加できるか~

    オプションサービスの多様性に軸を置いた選び方もあります。契約当初はミニマムな機能だけの利用しか検討していない場合も、事業フェースによってさまざまな機能を追加したくなる場合もあるでしょう。例えば、事業が軌道に乗ってくると、郵便物の転送を毎日してもらったり、定期転送の他に転送してもらったりしたいというようになるかもしれません。事業規模の拡大に伴って電話転送や秘書代行などのサービスを利用したいとなることもあるでしょう。こうしたオプションサービスが用意されているかどうかも確認しておくことをおすすめします。

    キヌタ

    将来的にウェブページを開設して集客することも想定していたので、03番号を取得できるサービスはある方が良いなと思っていました。レゾナンスではプラン変更すれば電話転送サービスも利用できるのでそこも1つの決め手になっていたと思います。

    シムラ

    私の場合は将来的にワークスペースを利用することも選択肢に入れていたので、シェアオフィスのプランもあるナレッジソサエティが最適でした。バーチャルオフィスのプランで契約しても4人掛けのフリーシートが1日2時間まで無料で使えたり、1日2,200円でワークスペースをドロップイン利用できたりするのでたまにお邪魔しています。

    カイノ

    ほとんど自宅で仕事は完結するので、私はオプションサービスをあまり重視しませんでした。バーチャルオフィス1は少々窓口の営業時間が短く感じたので、郵便物受取の専用ポストのオプションは検討しました。24時間受取できるというのはとても魅力的に感じましたが、まあ平日の日中も都合をまったく付けられないわけではないので今はミニマムなプランで契約しています。

    ⑤ リアルな場所の提供~会議室やワークスペースは充実しているか~

    会議室やワークスペースなどリアルな場所の提供に軸を置いた選び方もあります。事業の拡大に合わせて従業員の作業スペースが必要になったり、定期的に対面での打ち合わせが必要な業種だったりする場合は、会議室やワークスペースの充実度も検討することをおすすめします。

    バーチャルオフィスの中でも会議室を設置していることを謳っているオフィスはそれなりにありますが、各店舗に1部屋程度である場合がほとんどです。会員数に対して圧倒的に少ない場合、使いたいときにはほとんど予約できる状況にないという場合もあります。また、ワークスペースを利用できるバーチャルオフィスは高価格帯にはありますが、中価格帯ではほとんどなく、低価格帯では皆無といえるでしょう。

    バーチャルオフィスを契約しつつ、別の貸会議室等をスポットで利用したり、コワーキングスペースを時間利用したりしているとそれなりにコストがかかりますので、リアルな場所を使う必要がある人は、会議室やワークスペースの充実度も選択肢に入れることをおすすめします。

    カイノ

    私はクライアントとの打ち合わせも基本的に相手先に出向くか、オンラインで行うかのどちらかなので会議室やワークスペースは不要でした。バーチャルオフィス1にも一応会議室はあるようでしたが特に使う予定もありません。

    キヌタ

    私も会議室を利用する機会は滅多にありませんのでそこまで重視しませんでしたが、レゾナンスは浜松町店で契約していても別店舗の会議室も利用できるので、その点は便利だなと感じています。会議室が利用できる時間帯は基本的にスタッフの方もいらっしゃるのでその点も安心です。

    シムラ

    先ほどもお話しした通りシェアオフィスプランがあることもナレッジソサエティを選ぶ決め手になりました。実際に内見しましたが、とにかくワークスペースや会議室がキレイだったのと、色々なタイプの部屋があったので、シチュエーションによって使い分けがしやすいなと感じました。また、九段下駅からとても近いのでクライアントを招く際もありがたいです。

    ⑥ 法人に対するサポートの充実度~登記代行や口座開設のサポートは充実しているか~

    キヌタ

    私はそもそも法人設立の予定がまったくなかったのでこの辺は全く気にしていませんでした。

    シムラ

    私は口座開設に少々不安を持っていましたが、ナレッジソサエティのウェブページに掲載されている会員のインタビューを見て、ここなら大丈夫だろうとなんとなく思いました。また実際に法人口座開設保証制度®もあり、口座開設にかなり自信があるように感じました。実際、学生で資本金も少なかったのですが、インタビュー記事を参考に事業概要の資料を作り込んだ結果、バーチャルオフィスでも法人口座を問題なく開設出来ました。

    カイノ

    私は合同会社だったので自分で手続きしてしまいました。正直手間でしたが誰かに代行を依頼する程ではないのかなとも思いました。自分の事業で忙しすぎてという人は代行サポートをしてくれるオフィスを選んだ方が良いかと思います。

    まとめ

    ここまで「バーチャルオフィスとは?」、「バーチャルオフィスを選ぶ際に最低限確認すべき5つのポイント」、「自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ6つの軸」といった形でバーチャルオフィスの選び方を解説してきました。共同管理人のカイノ、キヌタ、シムラの3人がそれぞれ重視したポイントなど、バーチャルオフィスを実際に利用しているユーザーの視点でも解説しているので、「`自分にとって`良いサービスなのか?」ということを考える際に役立つと思います。ぜひ皆さんのバーチャルオフィス選びにお役立ていただければ幸いです。

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