バーチャルオフィスについて

東京のバーチャルオフィス徹底比較-郵便物転送サービス編-

2020年4月23日

バーチャルオフィスと郵便物転送サービス

バーチャルオフィスと契約する際にどのようなことを重視するのか。最近はバーチャルオフィスとともにどのようなワードが一緒に検索されているかを調べ、そこから記事を書くようにしています。最近気になった検索ワードは「バーチャルオフィス 郵便」、「バーチャルオフィス 郵便物」、「バーチャルオフィス 郵便転送」、「バーチャルオフィス 郵便受取」、「バーチャルオフィス 郵便受取代行」といった郵便に関するものです。バーチャルオフィスの基本サービスはこちらの記事で解説したように「住所を貸す」ということですが、郵便物・宅配物の転送、電話転送、貸し会議室などのサービスを同時に提供している場合が多いです。そこで、今回の記事ではバーチャルオフィスの郵便物の転送について、情報を提供していきたいと思います。

郵便物転送サービスで確認すべき4つのこと

バーチャルオフィスを利用する際は、利用料金の安さで選ばないことが大切です。安いということは住所貸し以外のサービスが充実していない可能性があります。例えば、ホームページには「郵便転送可能」という記載があったとしても、詳しく調べると郵便転送は送料が全額自己負担であったり、転送手数料まで取られるケースもあります。利用料金については、基本料金で受けることが出来るサービスがどの程度のものなのかを比較検討したほうが良いでしょう。さて、郵便物転送サービスに絞って、契約前に確認すべきことを整理してみました。ポイントを4つ挙げますので、参考にしてください。

ポイント1.受け取れない郵便物はないか?

まずは、受け取れない郵便物・宅配物がないか確認することです。「本人限定郵便、着払いのもの、食品(生もの)、大きな荷物などの受取ができるのか」をしっかり確認すると良いでしょう。基本的にこれらの郵便物・宅配物をバーチャルオフィスの運営元が直接受け取ることは難しいかとは思いますが、バーチャルオフィスの運営元がシェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなども一緒に運営しており自分が来館していれば受け取ることが出来るケースや、不在票を受け取ったうえでその情報を画像データなどで送ってくれて自宅への転送を依頼できるケースなどがあると思います。特に銀行からのキャッシュカード、クレジットカードなどは本人限定郵便であることが多いためその取り扱いは重要になってきます。本人でないと受け取ることが出来ないような郵便物・宅配物に対して、バーチャルオフィスがどのような対応をしてくれるかは事前に調べておくべきだと思います。

ポイント2.転送頻度はどれくらいか?

次に、転送頻度について確認をすることです。転送頻度の目安ですが、「基本料金の範囲内で月に1回必ず転送してもらえるかどうか」を基準にしてみてください。少ないと感じる方もいるかと思いますが、郵便物転送は運営元にとっては時間も費用も掛かるサービスのため、基本料金が安く、かつその料金の範囲内で転送頻度が高い場合は郵便物の重さに制限を設けたり、転送する郵便物の通数に制限を設けたりしているケースがあります。そのため、基本料金は安くても結果的に利用料金が高くなってしまうこともありますので、まずは「基本料金の範囲内で月に1回必ず転送してもらえるかどうか」を基準に考えてみましょう。そのうえで、随時転送してもらえるサービスがオプションとして用意されているかなど、自分自身が求める転送頻度のニーズを満たしてくれるサービスがあるかを調べるとよいでしょう。

以下は余談ですが、バーチャルオフィスのサービスを利用者と運営元の双方の立場で考えると、郵便物転送サービスについて考えが深まるかなと思います。まず、バーチャルオフィスを利用する立場では、誰からどのような郵便物が送られてきたかすぐに連絡をもらい、必要な郵便物だけをすぐに転送してほしいと感じると思います。むしろこれが当然だと感じている方もいるかもしれません。しかし、バーチャルオフィスを運営する立場から考えれば、このような一人ひとりの利用者の要望に応えることが難しいことは容易に想像できるのではないでしょうか。バーチャルオフィスの中には1つの住所に1,000社以上も登記しているというケースもあり、同じ住所に送られてきた郵便物をミスなく仕分け、その郵便物を転送する作業には時間も送料も掛かってしまいます。運営元の立場を理解できれば、転送頻度が月に1回以上という基準で考えることが妥当だということがわかるのではないでしょうか。

ポイント3.送料の負担はどうなっているか?

また、送料の負担がどうなっているかも確認することが大切です。たとえ基本料金が安くても転送に掛かる送料をすべて利用者が負担するとなると、かなりの金額になります。また、送料とは別に発送にあたっての手数料がかかるケースもありますので、この点もしっかり確認しておくべきです。この送料や手数料などは金額が小さいこともあって盲点になりがちなのですが、気が付けば相当の金額を負担していたということになりかねません。こういった罠に陥らないため、以下の2つのサービスで考えていきましょう。

【どっちが割安?割高?】

サービス①「○日までに届いている郵便物をすべて2,000円で発送します」

サービス②「1通100円の手数料(送料別)で届いている郵便物を随時発送します」

この2つのケースを比べる際、多くの人は金額の大きさに注目してしまうようです。確かに1通の郵便物を送ってもらうとなった場合、明らかにサービス②のほうが安くなる確率は高いと思います。しかし、サービス①の「○日までに届いている郵便物をすべて」という点に再度着目すれば、郵便物が20通以上届いていれば確実にサービス②よりも安くなることがわかるはずです(送料別なので実際はもっと少なくてもサービス①が安くなるはずです)。さらに、サービス①の表記に’注’がないということは、送料に2,000円以上かかるくらい郵便物が大量に届いていたとしても、2,000円で発送してくれるということになります。このようにサービスを細かく比較すると、金額の大きさがあまり重要ではないということになります。また、サービス③として「月額5,000円で届いた郵便物すべてを随時発送します」というようなサービスがあれば、郵便物が1か月に50通以上届き、かつ随時発送してほしいと考える人にとっては最適なサービスになることでしょう。郵便物転送サービスは金額に注目しすぎず、「いくらでどんなことをしてくれるのか?」という点を重視して選ぶとよいでしょう。

ポイント4.窓口での受け取りはできるか?

最後に、窓口で郵便物を受け取ることが出来るかも確認しておくとよいかと思います。バーチャルオフィスの中にはシェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースも同時に運営しているオフィスもあります。「オフィスにスタッフが常駐しているケースでは窓口で郵便物を受け取ることが出来る」場合があります。バーチャルオフィスを利用される方の中には、住所貸しや郵便物転送の利用がメインであっても、可能であれば顧客を招いて簡単な打ち合わせをしたいと考えている方もいらっしゃるかと思います。そのような方であれば、シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースを同時に運営しているバーチャルオフィスと契約することで、月に数回まではワークスペースや貸会議室が利用できたりすることもあるので、検討してみるとよいかと思います。打ち合わせのついでに郵便物を受け取ることが出来れば一石二鳥ではないでしょうか。

まとめ 郵便物転送サービスで確認すること

バーチャルオフィスを選ぶ際、郵便物転送サービスを重視する人のために確認事項を表にまとめました。ぜひ、バーチャルオフィス選びにご活用ください。

確認事項左に○が多いほどおすすめ
受け取れない郵便物はないか?本人限定郵便の対応は?○(不在票受取可)×
着払いのものの対応は?○(不在票受取可)×
食品(なまもの)の対応は?○(不在票受取可)×
大きな荷物の対応は?○(不在票受取可)×
転送頻度はどれくらいか?基本料金で月1回以上の転送は?あるなし
依頼したら転送してもらえるオプションは?あるなし
随時転送してもらえるオプションは?あるなし
送料の負担はどうなっている?原則として基本料金に含まれているか?含まれるない
送料が1通、1回単位でかかるか?かからないかかる
転送手数料などがかかるか?かからないかかる
郵便物が届いたら連絡があるか?電話などでいつでも確認できるか?できるない
届いた郵便物の画像などが確認できるか?できるない
窓口での受け取りはできるか?できるない

東京都内のバーチャルオフィス徹底比較-郵便物転送サービス編-

さて、バーチャルオフィスを選ぶ際、郵便物転送サービスについて確認すべきことをまとめてきましたが、今度は東京都内にある7つのバーチャルオフィスの郵便物転送サービスを紹介し、比較してみようと思います。なお、大変申し訳ございませんが、表記については「オフィス1」というような表記にさせていただきます。

オフィス1

1つ目のオフィスは、千代田区にあるバーチャルオフィスの「オフィス1」です。こちらは「九段下」駅が最寄り駅のようで、シェアオフィスとレンタルオフィスも同時に運営しています。千代田区のビルに登記できること、都心の駅から近いという立地はとても魅力的であり、休館日が祝祭日のみで土日も営業している点は利用者にとっては大きなメリットでしょう。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,500円であり、法人登記ができる住所貸しと郵便物転送の基本サービスも含まれています。その他にもいくつか郵便物に関するオプションもあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、着払い、食品(生もの)、大きな荷物は不在票を受取。データで確認可。
転送頻度は?基本料金(月額4,500円)で月に1回必ず転送がある。送料・手数料等は不要。
依頼時に1回2,000円(送料・手数料等込)で郵便物を転送してくれるオプション有。
月額4,000円(送料・手数料等込)で随時転送してくれるオプション有。宅配便も元払い。
送料の負担は?基本料金、オプション料金に含まれている。
郵便物が届いたら連絡は?営業日の10:00-17:00であればいつでも電話で郵便物の確認可。
月額1,000円で郵便物が届いたらメールをもらえるオプション有。
窓口での受取は?スタッフ常駐のため営業日(祝祭日以外)の9:00-22:00はいつでも受取可。

オフィス2

2つ目のオフィスは、東京都内で10店舗以上のバーチャルオフィスを運営する「オフィス2」です。こちらはレンタル会議室も運営しているようです。本店は港区のビルにあります。なお、「オフィス2」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、本店のビル名をと検索すると「詐欺業者が入居」というような記事も多くヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,800円であり、法人登記ができる住所貸しと郵便物転送の基本サービスも含まれています(重さや通数の制限はある)。その他にもいくつか郵便物に関するオプションもあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、食品(生もの)、大きな荷物は不在票を受取。着払いのものは事前にデポジット(保証金)の入金があればオフィスで代理受取可。
転送頻度は?基本料金(月額4,800円)で週に1回必ず転送がある。ただし、1通100gを超える郵便物はこの転送の対象外。月に100通を超えると転送費用が発生するという条件有。
郵便物の即時発送は依頼があれば可。レターパックに収まれば1回600円。収まらない場合は着払いの宅配便で発送。
送料の負担は?1通100g以内の郵便物は月100通まで送料無料。100gを超えるもの、100通を超えた場合は送料発生。
即時転送のオプションの場合、レターパックが1回600円。宅配便は着払い。
郵便物が届いたら連絡は?平日はシステム上で届いた郵便物の確認可。
窓口での受取は?本店では営業日(土日と祝祭日以外)の9:00-18:00に受取可。
受取不可の支店も有。依頼日の翌日にならないと受取不可の支店も有。本店に行かないと受取不可の支店も有。
その他荷物の保管期限は2週間で会員からの連絡がない場合、破棄される可能性有。

オフィス3

3つ目のオフィスは、中央区にあるバーチャルオフィスの「オフィス3」です。こちらは銀座にあるビルの中にあり、シェアオフィスやレンタルオフィスも運営しております。このオフィスでバーチャルオフィスに該当するプランは月額5,500円のスタートアッププランになりますが、法人登記での住所利用や郵便物転送サービスはオプションでの利用となります。「オフィス1」と「オフィス2」と同様のサービスを受けるとなると、月額9,900円(基本料金5,500円+法人登記での住所利用3,300円+郵便物転送1,100円)程度かかることになりますので、少し割高な印象です。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、食品(なまもの)、着払いは受取不可。大きな荷物については記載なし。
転送頻度は?スタートアッププランの基本料金(月額5,500円)に郵便物転送のオプション料金(月額1,100円)を追加すれば週に1回必ず転送がある。ただし、送料は実費発生し、1回の転送量がレターパックに収まらない場合は郵便複数転送手数料(1回300円)も発生。
郵便物の即時発送は依頼があれば可能だが、送料実費と転送手数料(1回200円)が発生。さらに、1回の転送量がレターパックに収まらない場合は郵便複数転送手数料(1回300円)も発生。
宅配物は受取日の16時までにメールで返信がなければ着払い転送。転送手数料(1回200円)も発生。
送料の負担は?郵便物の送料は実費負担。レターパックに収まらなければ郵便複数転送手数料(1回300円)も発生。
宅配物は着払い転送。転送手数料(1回200円)も発生。
郵便物が届いたら連絡は?郵便物到着の都度、メールで連絡有。
窓口での受取は?営業日(日と祝祭日以外)の9:00-20:00に受取可。

オフィス4

4つ目のオフィスは、4つの自社所有物件を中心にバーチャルオフィスを運営する「オフィス4」です。推奨拠点になっているオフィスは自社所有のビルです。なお、「オフィス4」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、以前特殊詐欺グループの拠点になっていたオフィスもあるというような記事もいくつかヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,743円であり、郵便物転送の基本サービスも含まれています。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?受取時にサインが必要な郵便物、大きな宅配物は不在票を受取。
転送頻度は?基本料金(月額4,743円)で週に1回必ず転送があり、A4サイズで厚さ2.5cm以内の荷物までは送料や手数料も無料。ただし、バーチャルオフィスに届いた郵便物が月に100通を超えると1通につき40円の受取手数料が発生。また、宅配便はすべて不在票の受取での対応になる。
基本料金(月額4,743円)で月に3回(平日のみ)まで依頼日に転送をしてもらうことが可。ただし、送料や手数料が無料なのはA4サイズで厚さ2.5cm以内の荷物まで。
送料の負担は?基本料金に含まれるが、A4サイズで厚さ2.5cmを以内の荷物までという条件有。
バーチャルオフィスに届いた郵便物が100通を超えてしまうと1通につき40円の受取手数料が発生。
郵便物が届いたら連絡は?郵便物到着の都度、メールで連絡有。
窓口での受取は?窓口で受取もできるようだが会員の1%しか利用していないとの記載有。

オフィス5

5つ目のオフィスは、渋谷などでバーチャルオフィスとレンタルオフィスを運営する「オフィス5」です。月額9,500円ですが、郵便を受け取るためには個人契約であれば1,500円、法人契約であれば1,800円が契約時に掛かります。基本料金の範囲内では郵便物を窓口で受け取ることしかできないため、郵便物の転送を希望するためには別途オプション料金が発生します。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、食品(生もの)、大きな荷物は受取不可。着払いは記載なし。
転送頻度は?基本料金(月額9,500円)では転送なし。
オプションで転送を依頼することができるが1回ごとに別途手数料と送料が発生。長3封筒は1回100円、角2封筒やレターパックは1回150円、配送パック(袋)は1回220円、段ボールは1回250円。
送料の負担は?転送に掛かる手数料とは別に送料も実費が発生。
郵便物が届いたら連絡は?簡易書留、速達、配達証明は到着次第メールで連絡有。
指定の郵便物の到着を連絡してほしい場合は1回200円。随時連絡する場合は月額600円のオプション有。
窓口での受取は?平日の9:00-18:00に受取可。

オフィス6

6つ目のオフィスは、品川区などでバーチャルオフィスを運営する「オフィス6」です。こちらのホームページを調べましたが、オフィスの住所記載がなく、会員用住所レンタル契約締結後ではないと住所を教えてもらえないことが判明しました。また、既に新規契約が出来ない店舗もあるようです。住所利用と郵便物転送のみだと月額480円という破格のプランがありましたが、「問い合わせのメールへの返信がない」、「コールセンターが閉鎖になってコンタクトを取ることが出来ない」など、かなりマイナスな書き込みも多かったです。料金が安いということはそれ内のリスクがあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、食品(生もの)、着払い、宅配便全般は受取不可。不在票も受取不可。
転送頻度は?基本料金(月額480円)で週に1回転送があるが、送料がかかる。
依頼時の転送や即時転送などのオプションは特にない。
送料の負担は?送料はすべて実費が発生。
郵便物が届いたら連絡は?連絡なし。
窓口での受取は?窓口での受取不可。

オフィス7

7つ目のオフィスは、豊島区で2店舗のバーチャルオフィスを運営する「オフィス7」です。2店舗とも住所貸しと週1回の郵便転送が含まれるバーチャルオフィス格安コースというプランがあります。基本料金は月額1,955円とありますが、あくまでも1年分を一括払いする場合のようです。月払いだと月額2,910円のプランになっています。なお、郵便転送の実費は別途発生するようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

受け取れない郵便物は?本人限定郵便、食品(生もの)、着払いは受取不可。大きな荷物は別途見積で転送可。
転送頻度は?基本料金(月額2,910円)で週に1回転送があるが送料は別途発生。郵便荷物や宅配便の転送もできるが、1回330円の手数料が発生。宅配便は着払い。
月額1,000円で即時転送のオプション有。送料は別途発生。
送料の負担は?送料はすべて実費が発生。荷物は1回330円の手数料も発生。宅配便はすべて着払い。
郵便物が届いたら連絡は?連絡なし。
窓口での受取は?本店のみ受取が可能。事前に予約が必要で受取時間は平日9:00-18:00。

まとめ 東京のバーチャルオフィス-郵便物転送サービスの比較結果-

ここまで東京にある7つのバーチャルオフィスを個別に紹介してきましたが、郵便物転送サービスの充実度という観点から独自に評価表を作りました。評価項目は以下の4点です。あくまで独自の評価基準ですが、バーチャルオフィス選びの参考にしてください。

評価項目(①~④を○・△・×の3段階で評価します)

①基本料金の安さ:住所貸し(法人登記可能)、郵便物の受取と転送の基本サービスを含んだ価格

②オフィスの信頼度:オフィスや運営元を検索した結果、マイナスな情報がヒットするかなど

③オプションの充実度:依頼時の転送や即時転送、窓口での受取やメール連絡など

④料金の明確さ:総額の料金がわかりやすいかなど

特徴
オフィス1オフィスの信頼度と料金の明確さが評価できる。
小さな宅配便の受取や転送方法が気になる。
オフィス2×オフィス(住所)の信頼度の低さに大きな課題有。
通数制限や料金総額が見えない点も気になる。
オフィス3基本料金が高いがオフィスの信頼度はある。
料金の割に転送サービスは充実していない。
オフィス4×オフィス(住所)の信頼度の低さに大きな課題有。
郵便物受取の通数制限は大きなネックになる。
オフィス5基本料金が高いがオフィスの信頼度はある。
転送を希望する人には割高になる印象。
オフィス6×基本料金の安さは群を抜くがサポートに課題有。
到着連絡もなく窓口受取もできないのが難点。
オフィス7基本料金やオフィスの信頼度は問題なさそう。
到着連絡がない点や受取の条件が気になる。

まとめ-郵便物転送サービスには大きな差がある-

ここまで郵便物転送サービスを比較する際のポイントを整理し、東京にあるバーチャルオフィスの比較を行いましたが、バーチャルオフィスとひと口に言っても、郵便物転送サービスには大きな差があることがわかったかと思います。受け取れない郵便物、転送頻度、送料負担、窓口受取の有無をポイントとして挙げましたが、決して基本料金の安さだけで選ばないようにしましょう。バーチャルオフィスそのものの信頼度はもちろん、登記する住所の信頼度、郵便物転送サービスについては料金のわかりやすさなども重視しておくと、契約後に予想していたよりコストがかかったというような失敗を招かずに済みます。バーチャルオフィス選びは妥協せず、慎重に行うようにしてみてください。

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