東京のバーチャルオフィス徹底比較-電話転送サービス編-

バーチャルオフィスと電話転送サービス

バーチャルオフィスと契約する際にどのようなことを重視するのか。最近はバーチャルオフィスとともにどのようなワードが一緒に検索されているかを調べ、そこから記事を書くようにしています。前回は郵便物転送サービスについて記事を書きましたが、同じくらい需要があるのが電話転送サービスではないでしょうか。「バーチャルオフィス　電話転送」、「バーチャルオフィス　電話代行」、「バーチャルオフィス　電話対応」など、電話転送に関する検索ワードも多いようです。バーチャルオフィスの基本サービスはこちらの記事で解説したように「住所を貸す」ということですが、郵便物・宅配物の転送、電話転送、貸し会議室などのサービスを同時に提供している場合が多いです。そこで、今回の記事ではバーチャルオフィスの電話転送について、情報を提供していきたいと思います。

電話転送サービスの種類

バーチャルオフィスが提供する電話転送サービスは電話転送と電話秘書代行の大きく2つのタイプに分けられます。自分自身が「何のために電話転送サービスを利用するのか？」ということを考えたうえで、ベストなサービスを選ぶようにしましょう。

①電話転送

まず、電話転送はかかってきた通話が携帯等に直接転送されるサービスになります。バーチャルオフィスで住所を借りることは出来ますが、当然ながらそのオフィスの電話番号を入居する個人や法人が利用することは出来ません。そこで、電話番号が必要になってくるのですが、ビジネス上の信頼という点から考えると、携帯電話の番号ではなく固定電話の番号を取得したいという需要が高いです。特に東京にオフィスを構えるならば、03番号の取得は誰でも検討することでしょう。このように、ビジネス上の信頼という点から03番号を取得したいというような需要に応えるのが電話転送サービスです。

さて、しかしここで気を付けなくてはならないことがあります。それは取得した03番号が受信時しか利用できないのか、それとも発信時も利用できるのかという点です。「名刺に03番号を載せたい」、「基本的に自分から電話を折り返すことはしない」という方であれば、受信時だけ利用できれば良いと思います。しかし、この受信時しか利用できないサービスですと、かかってきた電話に折り返す際は取得した03番号ではなく、かける際の電話番号が表示されることになってしまいます。相手側にとってはかけた覚えのない番号から着信が来ることになるので、当然電話に出てくれない可能性もあります。これはもしかするとビジネス上の大きな損失につながるかもしれません。こうしたリスクを避けるための選択肢として、受信時と発信時の両方で取得した03番号を利用できる電話サービスもあります。言葉での説明がなかなか難しい部分もありますので、以下図解してみました。

電話転送サービス(受信のみ)

電話転送サービス(受信のみ)を利用するAさんに対し、Bさんというお客様から電話があった場合

　Bさん　→(03番号に発信)→　転送元　→　(Aさんが転送先に設定している番号に転送)　→　Aさん

電話転送サービス(受信のみ)を利用するAさんが、Bさんの着信に対して電話をする場合

　Aさん　→　Bさん　※03番号ではなくAさんが利用する電話番号がそのまま表示

電話転送サービス(受信＋発信)

電話転送サービス(受信＋発信)を利用するAさんに対し、Bさんというお客様から電話があった場合

　Bさん　→(03番号に発信)→　転送元　→　(Aさんが転送先に設定している番号に転送)　→　Aさん

電話転送サービス(受信＋発信)を利用するAさんが、Bさんの着信に対して電話をする場合

　Aさん　→　転送元　→　Bさん　※Aさんが利用する電話番号ではなく取得した03番号が表示

②電話秘書代行

次に、電話秘書代行ですがオペレーターが電話に出て対応してくれるサービスになります。03番号を取得したうえで、着信時にオペレーターが簡易対応を行い、用件や折り返しの連絡先を確認し、メールなどで知らせてくれるサービスになります。なお、電話に出られる時間は自分で電話に出るようにしたといった転送切替付きのサービスもあります。移動などが多く普段電話に出ることが難しい方や一時的な対応は任せておきたい人などはこちらのサービスを利用することをおすすめします。通常の電話秘書代行と転送切替付きの秘書代行の違いは図解したのでご確認ください。

電話秘書代行(通常)

電話秘書代行サービスを利用するAさんに対し、Bさんというお客様から電話があった場合

　Bさん　→(03番号に発信)→　電話秘書(用件・連絡先を確認)　→　(メールに連絡)　→　Aさん

電話秘書代行サービスを利用するAさんが、メールを確認後Bさんに対して電話をする場合

　Aさん　→　Bさん　※03番号ではなくAさんが利用する電話番号がそのまま表示

電話秘書代行(転送切替付き)

電話秘書代行サービス(転送切替付き)を利用するAさんに対し、Bさんというお客様から電話があった場合

ケース１：Aさんが電話を取ることが出来ない

　Bさん　→(03番号に発信)→　電話秘書(用件・連絡先を確認)　→　(メールに連絡)　→　Aさん

ケース２：Aさんが電話を取ることが出来る

　Bさん　→(03番号に発信)→　転送元　→　(Aさんが転送先に設定している番号に転送)　→　Aさん

電話秘書代行サービス(転送切替付き)を利用するAさんが、メールを確認後Bさんに対して電話をする場合

　Aさん　→　転送元　→　Bさん　※Aさんが利用する電話番号ではなく取得した03番号が表示

電話転送サービスで確認すべき２つのこと

バーチャルオフィスを利用する際は、利用料金の安さで選ばないことが大切です。安いということは住所貸し以外のサービスが充実していない可能性があります。例えば、ホームページには「電話転送可能」、「電話代行可能」という記載があったとしても、詳しく調べると外注先と直接契約するように言われたり、バーチャルオフィスと外注先双方に使用料金が発生したり、そもそも自分が望むサービスではなかったりするケースがあります。利用料金については、基本料金で受けることが出来るサービスがどの程度のものなのかを比較検討したほうが良いでしょう。また、郵便物転送サービスと同じく、「総額いくらかかるのか？」という点で判断することをおすすめします。さて、電話転送サービスに絞って、契約前に確認すべきことを整理してみました。ポイントを２つ挙げますので、参考にしてください。

ポイント１．どのようなサービスがあるか？

まずは、どのようなサービスがあるのかを確認することです。大きく分けて電話転送(受信のみ)、電話転送(受信＋発信)、電話秘書代行、電話秘書代行(転送切替付き)の4種類がありますが、自分自身のニーズに合ったものがあるかどうかを事前に調べておくとよいでしょう。

ポイント２．総額でいくらかかるのか？

次に、「総額でいくらかかるのか？」という点をしっかりと確認することです。電話転送サービスを利用する際、大きく４つの費用がかかります。それぞれを単体でとして見るのではなく、総額でいくら発生するかという点に着目しましょう。

①初期費用

まずは初期費用です。工事費などの名目で必要となってくる場合がありますが、これをしっかりと確認しましょう。バーチャルオフィスとの契約時には入会金や保証金などが発生するかと思いますが、それとは別に電話転送サービスの初期費用が発生する場合があります。小さな※印や注釈で記載されている場合があるので見逃さないようにしてください。

②通話料

次に通話料です。この場合の通話料とは、転送元から自分の電話に掛かってくるものに対する料金のことを指します。これは電話を受信しているという感覚に陥りがちですが、転送元から見れば着信していることになるので、ここに本来は通話料が発生しています。バーチャルオフィスを利用する場合、この部分の通話料を誰が負担することになっているのかを必ず確認しましょう。電話転送の料金の中に入っているのか(バーチャルオフィスの運営元が負担してくれるのか)、それともこの通話料は別途請求が来るのか、これだけで月々の負担が大きく変わることになるはずです。細かいかもしれませんが必ず確認するとよいと思います。なお、転送先の電話(ご自身の電話)から発信する場合の通話料は当然ながらご自身の負担になります。これを負担してくれるプランはおそらくありません。

③解約費用

最後は解約費用です。ビジネスがある程度軌道に乗った際、新規の顧客よりも既存の顧客を大切にする業種の場合は登記住所は必要でも03番号が不要になることがあるかと思います。また、そもそもビジネスが軌道に乗り、バーチャルオフィス自体を解約するということも出てくるかと思います。その際、解約費用がいくらかかるのかといった点も確認しておくべきかと思います。

まとめ　電話転送サービスで確認すること

バーチャルオフィスを選ぶ際、電話転送サービスを重視する人のために確認事項を表にまとめました。ぜひ、バーチャルオフィス選びにご活用ください。

東京都内のバーチャルオフィス徹底比較-電話転送サービス編-

さて、バーチャルオフィスを選ぶ際、電話転送サービスについて確認すべきことをまとめてきましたが、今度は東京都内にある7つのバーチャルオフィスの電話転送サービスを紹介し、比較してみようと思います。なお、大変申し訳ございませんが、表記については「オフィス１」というような表記にさせていただきます。

オフィス１

1つ目のオフィスは、千代田区にあるバーチャルオフィスの「オフィス１」です。こちらは「九段下」駅が最寄り駅のようで、シェアオフィスとレンタルオフィスも同時に運営しています。千代田区のビルに登記できること、都心の駅から近いという立地はとても魅力的であり、休館日が祝祭日のみで土日も営業している点は利用者にとっては大きなメリットでしょう。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,500円であり、03番号の取得などの電話転送サービスはオプションで追加することになるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス２

2つ目のオフィスは、東京都内で10店舗以上のバーチャルオフィスを運営する「オフィス２」です。こちらはレンタル会議室も運営しているようです。本店は港区のビルにあります。なお、「オフィス２」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、本店のビル名をと検索すると「詐欺業者が入居」というような記事も多くヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。さて、電話転送が含まれるバーチャルオフィスプランは基本料金が月額8,900円、電話秘書代行が含まれるプランは月額14,800円でした。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス３

3つ目のオフィスは、中央区にあるバーチャルオフィスの「オフィス３」です。こちらは銀座にあるビルの中にあり、シェアオフィスやレンタルオフィスも運営しております。このオフィスでバーチャルオフィスに該当するプランは月額5,500円のスタートアッププランになります。法人登記での住所利用3,300円程度かかるほか、電話転送もすべてオプションとなります。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス４

4つ目のオフィスは、4つの自社所有物件を中心にバーチャルオフィスを運営する「オフィス４」です。推奨拠点になっているオフィスは自社所有のビルです。なお、「オフィス４」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、以前特殊詐欺グループの拠点になっていたオフィスもあるというような記事もいくつかヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。電話転送が含まれるバーチャルオフィスプランは月額9,486円、電話秘書代行が含まれるプランは月額26,010円です。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス５

5つ目のオフィスは、渋谷などでバーチャルオフィスとレンタルオフィスを運営する「オフィス５」です。月額9,500円ですが、郵便を受け取るためには個人契約であれば1,500円、法人契約であれば1,800円が契約時に掛かります。また、電話転送と電話秘書代行についてはオプションとして利用できるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス６

6つ目のオフィスは、品川区などでバーチャルオフィスを運営する「オフィス６」です。こちらのホームページを調べましたが、オフィスの住所記載がなく、会員用住所レンタル契約締結後ではないと住所を教えてもらえないことが判明しました。また、既に新規契約が出来ない店舗もあるようで、「問い合わせのメールへの返信がない」、「コールセンターが閉鎖になってコンタクトを取ることが出来ない」など、かなりマイナスな書き込みも多かったです。なお、電話転送が含まれたプランの月額料金は1,980円、電話秘書代行が含まれたプランは月額14,800円です。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス７

7つ目のオフィスは、豊島区で2店舗のバーチャルオフィスを運営する「オフィス７」です。2店舗とも住所貸しと週1回の郵便転送が含まれるバーチャルオフィス格安コースというプランがありますが、電話転送や電話秘書代行は含まれていません。電話転送が含まれるプランの基本料金は月額6,546円、電話秘書代行が含まれるプランは月額7,910円になっています。以下、まとめてみたのでご確認ください。

まとめ　東京のバーチャルオフィス-電話転送サービスの比較結果-

ここまで東京にある7つのバーチャルオフィスを個別に紹介してきましたが、電話転送サービスの充実度という観点から独自に評価表を作りました。評価項目は以下の4点です。あくまで独自の評価基準ですが、バーチャルオフィス選びの参考にしてください。

評価項目(①～④を○・△・×の3段階で評価します)

①オフィスの信頼度：オフィスや運営元を検索した結果、マイナスな情報がヒットするかなど

②電話転送の充実度：受信のみが選べるか、発信も選べるかなど

③電話秘書代行の充実度：秘書代行が利用できるか、料金はいくらかなど

④料金の明確さ：総額の料金がわかりやすいかなど

まとめ-電話転送サービスには大きな差がある-

ここまで電話転送サービスを比較する際のポイントを整理し、東京にあるバーチャルオフィスの比較を行いましたが、バーチャルオフィスとひと口に言っても、電話転送サービスには大きな差があることがわかったかと思います。どのようなサービスがあるか、総額でどのくらい料金が発生するかをポイントとして挙げましたが、決して基本料金の安さだけで選ばないようにしましょう。バーチャルオフィスそのものの信頼度はもちろん、登記する住所の信頼度、電話転送サービスについては料金のわかりやすさなども重視しておくと、契約後に予想していたよりコストがかかったというような失敗を招かずに済みます。バーチャルオフィス選びは妥協せず、慎重に行うようにしてみてください。

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