バーチャルオフィスについて

バーチャルオフィスとは?解説とメリット・デメリット

2019年5月16日

この記事に辿り着いた皆様の多くはバーチャルオフィスの利用を検討していることでしょう。しかし、同時にバーチャルオフィスに対しての不安や疑問があり、一歩踏み出すことを躊躇している方もいらっしゃるのではないでしょうか?

「そもそもバーチャルオフィスというサービスがどのようなものかよくわからない」

「バーチャルオフィスを利用するメリットとデメリットを知っておきたい」

「今の自分に適したバーチャルオフィスを選ぶポイントを教えてほしい」

 

さて、この記事を読んでいただければ、バーチャルオフィスに関する様々な不安や疑問を解消することができます。そして、東京に数多あるバーチャルオフィスのなかから、今のあなたに最適なバーチャルオフィスを選ぶことができるようになるでしょう。ぜひ、最後までお付き合いいただければと思います。

 

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスを一言で表すのであれば、「ビジネス用の住所貸し」といったところでしょうか。バーチャルオフィスでは起業家の方やフリーランスの方に法人登記に利用する、あるいは名刺やホームページなどに掲載するビジネス用の住所をレンタルするサービスを提供しています。近年、東京を中心とする大都市圏でニーズが高まっているサービスですが、まずはバーチャルオフィスの利用が進む背景、レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースとの違い、バーチャルオフィスの基本機能についてまとめていきたいと思います。

(1)バーチャルオフィスの利用が進む背景

ビジネスを行うにあたっては、拠点となる場所が必要となります。自宅で開業することができない場合、賃貸オフィスを借りたり、オフィスコストを抑えるためにレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースといったサービスオフィスを利用したり、様々な選択肢が存在します。しかし、東京都内で起業することを考えると、このオフィスコストが非常に重くのしかかってきます。東京の千代田区や中央区、港区といった主要なビジネス街の一等地でオフィスを借りるとなればとても高い賃料を支払わなければならないことは目に見えています。この賃料の高さがコスト体質を悪化させ、経営を傾かせてしまう可能性は十分にあり、そもそもオフィス賃料がネックとなって起業が遅れてしまったり、最悪の場合は起業自体をあきらめなければならなくなってしまったりというケースもあることでしょう。

一方で起業する環境自体はかなりのスピードで改善してきており、以前と比べて誰でも比較的簡単に起業できるようになっていることも事実です。クラウドサービスが充実した結果、オフィスまで行かなくては資料の閲覧やデータの送受信ができないということはほとんどなくなってきています。またZoomやGoogle Meetなどのオンラインコミュニケーションツールの発達によって、遠隔であっても打ち合わせや会議が簡単にできるようになってきています。

以上のことを踏まえると、ビジネスの拠点としての住所は必要であるけれども、作業スペースなど物理的な空間を有するオフィスの重要性は相対的に低下してきているということができ、特にオフィスコストの高い東京などの大都市圏ではバーチャルオフィスのニーズが高まっていることがお分かりいただけるかと思います。また、新型コロナウイルス(COVID-19)の流行はテレワークやリモートワーク、在宅勤務への移行を半ば強制的に推進し、自宅に居ながら物理的なオフィスを構えずにビジネスができるということを多くの人に気付かせました。このような背景も、今後東京を中心とする大都市圏におけるバーチャルオフィスのさらなるニーズ拡大を加速させることは間違いないでしょう。

(2)レンタルオフィス・シェアオフィス・コワーキングスペースとの違い

創業期において、東京都内のビジネス街の一等地にオフィスを借りることはかなりハードルが高いものといえるでしょう。そのため、オフィスコストを少しでも抑えるため、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースといったサービスオフィスを利用する人も増加してきています。

・レンタルオフィスとは

レンタルオフィスは占有の個室スペース(自分の部屋)を提供するサービスです。賃貸オフィスを契約するよりも価格を抑えて個室スペースを借りられる点がメリットと言えるでしょう。利用できる個室スペースのサイズは千差万別であり、1名が何とか入れるような部屋から10名程度が同時に作業できる規模の大きなスペースまで幅広く提供があるようです。バーチャルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースにないメリットとしては、税理士業や有料人材紹介業、宅建業など、占有の個室スペース(パーテーションなどの区切りでは不可)を用意することが条件となっている業種での許認可が取得できる点です。

・シェアオフィスとは

シェアオフィスは共有のワークスペース(作業場所)を提供するサービスです。シェアードオフィス(Shared-Office)が語源となっていますが、多くの人でオフィスを共同利用することで利用コストを下げることができる点がメリットです。バーチャルオフィスとは異なりワークスペース(作業場所)を拠点として持てることや、レンタルオフィスよりも安価な価格で利用できることもメリットになります。ただし、ワークスペースの提供がメインとなり、住所利用ができないケースもありますので、こちらに関してはバーチャルオフィスやレンタルオフィスよりも気を付ける必要があります。

・コワーキングスペースとは

コワーキングスペースは、シェアオフィスと同じく共有のワークスペース(作業場所)を提供するサービスです。コワーキングの「Co」には「共創」という意味があることから、コワーキング(Co-Working)は「共同で仕事をする」という意味になります。シェアオフィスよりもコミュニティ色を強く打ち出している印象があります。メリットに関してはレンタルオフィスと比較して利用コストを下げることができる点です。ただし、シェアオフィス同様に住所利用ができないケースもありますので、契約時に気を付ける必要があるでしょう。

・バーチャルオフィスとの明確な違い

バーチャルオフィスがレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースと明確に異なる点は個室や共有のワークスペースなど、物理的な空間を提供されないことです。そのため、ビジネスの拠点としての住所ではなく、仕事をする場所としての拠点を必要とする場合はレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースを利用する必要があります。一方で、自宅やクライアント先などで仕事をすることができる場合など、ビジネス上の住所利用を求めている場合、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースよりもコストを大幅に抑えることが可能なバーチャルオフィスを利用することをおすすめします。

(3)バーチャルオフィスの基本機能

バーチャルオフィスはビジネスの拠点となる住所をレンタルするサービスですが、ここではバーチャルオフィスの基本機能についてより詳細に解説していきたいと思います。バーチャルオフィスの基本機能は起業家の方やフリーランスの方などに「ビジネスで利用する住所を貸し出す」というものです。特に法人登記を検討している方に対して住所を貸し出すという側面が非常に強くなっています。近年はクラウドサービスの充実やオンラインコミュニケーションツールの発達に伴い、オフィスに出社して働くというワークスタイルが当たり前ではなくなってきています。IT業界やコンサルティング業界などでは自宅やクライアント先で仕事をするというワークスタイルが一般的であり、自分が行うビジネスの業態によっては物理的な空間としてのオフィスは一切必要がないというケースも多くなっています。

しかし、その一方で法人登記を前提に起業を進める場合には本店所在地という意味での拠点をどうするのかといった問題は依然として残っています。賃貸マンションでは管理組合などで決められたルール上、法人登記が行えなかったり、プライバシーの観点から自宅住所を公開したくなかったりといったことがあるでしょう。また、クライアントからの見栄えを気にした場合も自宅住所を本店所在地にすることに対して抵抗がある方もいることでしょう。バーチャルオフィスと契約をすれば、オフィスコストを抑えた状態で、自宅住所を公開することなく、法人登記をすることができるので、前述した問題を解決できます。ただし、バーチャルオフィスによっては法人登記で住所を利用できないケースや、法人登記で利用する場合は別途追加費用が発生するといったケースも存在しますので、契約前には必ず確認するようにしましょう。

 

バーチャルオフィスが提供するサービス

バーチャルオフィスは起業家の方やフリーランスの方に法人登記に利用する、あるいは名刺やホームページなどに掲載するビジネス用の住所をレンタルするサービスを提供しています。ここでは住所利用を提供するバーチャルオフィスサービスの性質上、発生したり付随したりするサービスについて解説していきます。

(1)ビジネス用の住所貸し

バーチャルオフィスの基本機能でも触れましたが、中心となるサービスはビジネス用の住所を提供することです。そのため、基本的には法人登記に利用することができると考えていただいて問題ないかと思いますが、基本料金などが安いオフィスでは稀に法人登記に住所を利用できないケースがあったりします。また、利用することはできますが法人登記に利用する場合には別途追加費用が発生するオフィスもありますので注意が必要です。

(2)郵便物・宅配便の受け取り・転送・受け渡し

バーチャルオフィスが貸し出す住所を利用すると、その住所宛に郵便物や宅配便が届くことになります。ほとんどのバーチャルオフィスが郵便物を受け取ってくれると考えて問題ありませんが、受け取れる郵便物・宅配便の種類に関してはオフィスによっても対応は様々かと思います。

・郵便物・宅配便の受け取り

郵便物・宅配便の受け取りに関しては、まずはスタッフが常駐する有人営業であるか、スタッフが不在の無人営業であるかによって対応が大きく異なってきます。有人営業の場合は簡易書留などサインが必要な郵便物を代理で受け取ってくれたり、大きさが規定を超える荷物や食品(生もの)、生花などが届いた場合に不在票を受け取ってくれたりする場合があります。一方で、無人営業の場合はサインの必要な郵便物や設置しているポストなどに入らないサイズの郵便物・宅配便は受け取ってもらえない可能性が高く、不在票などの連絡も遅れることもあるかと思います。そのため、確実に郵便物・宅配便を受け取りたい場合は有人営業のバーチャルオフィスをおすすめします。また、有人営業であっても郵便物の受け取りにあたって1通単位で手数料が発生するバーチャルオフィスもあるようですので、契約前に郵便物・宅配便の対応に関してはしっかりと確認しておく必要があります。

・郵便物・宅配便の転送

バーチャルオフィスに届いた郵便物・宅配便の転送についてもオフィスによって対応は様々です。具体的には転送頻度や転送費用について対応が分かれています。転送頻度に関しては月1回の転送が基本料金に含まれているオフィスもあれば、週1回の転送が基本料金に含まれているオフィスもあります。郵便物の到着頻度が高い方にとっては頻度が高いほうがありがたいことでしょう。ただし、転送時に別途費用が発生するケースもあります。例えば、転送にあたって1通単位で手数料が発生するオフィスもあれば、転送費用の実費は利用者が負担するルールになっているオフィスもあり、郵便物の通数やサイズの大きさに応じて手数料や実費が発生するオフィスもあります。そのため、基本料金の価格だけに着目してしまうと、月々の利用料金が予想以上に発生してしまうというケースもありますので、郵便転送に関する費用の負担方法については契約前に必ず確認していく必要があります。

・郵便物・宅配便の受け渡し

スタッフが常駐している有人営業のバーチャルオフィスでは、オフィスに来館して郵便物を受け取ることができたり、宅配便の荷物を数日間取り置きしてもらえたりする場合があります。定期転送を待たずに来館して郵便物を受け取ることができることは大きなメリットです。来館で受け取る際には、特に事前連絡不要で顔写真付きの身分証明書など本人確認ができるものを持参すれば受け取ることができるケースもあれば、事前に電話やメールで来館日時を伝える必要があるケースもあるようです。また、スタッフが常駐しているオフィスであっても、多店舗展開を進めているオフィス等では別の作業場所で郵便物の仕分けを行っていて現地で受け取ることができないオフィスもあるようです。スタッフが常駐していれば必ずオフィスで受け取れるというわけではないので契約前に確認する必要があります。

・郵便物・宅配便に関するオプションサービス

バーチャルオフィスによっては、別途利用料金を支払う形で郵便物や宅配便に関するオプションサービスを提供している場合もあります。例えば、届いた郵便物を毎日転送したり、到着状況をメールに連絡したり、依頼時にスポットで郵便転送をしたりするサービスなどを提供しているオフィスもあります。他にも利用者専用のポストや私書箱を設置したり、デポジットを預けておくことで着払いの宅配便を代理で受け取ってもらえたりするケースもあるようです。自分のビジネスに必要なオプションサービスがあれば、積極的に利用することをおすすめします。

(3)電話転送・電話秘書代行・FAXサービス

バーチャルオフィスでは住所に加え、利用者固有の固定電話番号を提供してくれる場合があります。東京のバーチャルオフィスでは東京03番号を取得し、携帯などに転送してくれるサービスや、掛かってきた電話にオペレーターが対応してくれる電話秘書代行サービスなどがあります。その他、FAXサービスなどを提供してくれるバーチャルオフィスもありますが、オフィスによって対応は様々かと思います。

・電話転送

電話転送については、利用者固有の東京03番号を取得し、その番号に掛かってきた電話を事前に登録した携帯電話などに転送するサービスとなります。東京03番号に掛かってきた電話を転送することがメインのサービスである電話転送(受信)と、掛けなおす際にも東京03番号を相手の端末に表示させることができる電話転送(受発信)とに分けることができます。価格に関しては電話転送(受信)のほうがコストを抑えることができますが、バーチャルオフィスによっては電話転送(受発信)のみしか提供されていない場合もあります。なお、電話転送に関しては下記の【図解】の①の部分にあたる通話料が発生するケースが一般的であり、事前にデポジットという形でバーチャルオフィスに初期費用を支払い、通話料が相殺されます。ただし、①の部分の費用がオプション料金などに含まれており、別途追加請求がないオフィスもありますので、このようなサービスのほうがややお得感があります。電話を掛けなおす際に発生する②の部分にあたる通話料に関しては、掛けなおす際の端末をご契約いただいている携帯電話会社からの請求に含まれる形となります。

【図解】

クライアント → 東京03番号 →(①)→ 利用者

利用者 →(②)→ 東京03番号 →(①)→ クライアント

・電話秘書代行

電話秘書代行については、掛かってきた電話にオペレーターが対応してくれて、その内容をメールなどで連絡してもらえるサービスとなります。基本的には料金内で対応できるコール数が決まっており、超過した場合は1コール単位で料金が発生します。なお、その際に営業などの電話はそのコール数にカウントされないようになっています。利用する秘書代行会社によってサービス内容は様々であり、用件を聞きとり内容を連絡してくれるだけのサービスから、専属の秘書のような形で会社概要の説明や日程調整なども行ってくれるサービスまで幅広く存在します。そのため、自分が秘書代行を利用する目的を明確にしたうえで、電話秘書代行サービスを利用することをおすすめします。

・FAXサービス

バーチャルオフィスで提供されるFAXサービスはインターネットFAXとも呼ばれ、紙媒体でのやり取りではなく、届いたFAXをPDFとして原稿化し、メールなどに連絡するサービスとなります。FAX番号については、利用者固有の番号を準備するサービスと、バーチャルオフィスの利用者共通の番号を準備するサービスに分けることができ、後者が選択できる場合はコストをやや抑えることができます。ただし、利用者共通の番号の場合はバーチャルオフィス側でどの利用者宛に届いたFAXなのかを選別してから原稿化をするため、リアルタイムでの受信が難しいケースもあり、そもそも宛名がバーチャルオフィス側で正しく判断されない場合も連絡が来ないので注意が必要でしょう。

(4)貸し会議室・ワークスペース

バーチャルオフィスの利用者は基本的に打ち合わせ場所や作業場所など、物理的なオフィス機能を常時必要としていない場合が多いと思いますが、単発で会議室やワークスペースの利用を希望する場合に、貸し会議室やワークスペースを提供してくれるバーチャルオフィスもあります。レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースを同時に運営している場合にこのようなサービスが提供されるケースが多くなっています。

・貸し会議室

バーチャルオフィスのなかには、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースを同時に運営しており、バーチャルオフィスの利用者にも会議室の提供を行っている場合もあります。一般的には30分単位や1時間単位で利用価格が設定されていますが、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースのプラン利用者の利用価格よりも高く設定されていたり、そもそも予約時に制限があったりする場合もありますので、会議室の利用も検討している場合は、契約前に必ず会議室の利用に関するルールを確認することをおすすめします。

・ワークスペース

シェアオフィス、コワーキングスペースを同時に運営するバーチャルオフィスの場合、バーチャルオフィスプランの利用者にドロップイン(利用時に課金する)という形でワークスペースを提供している場合はあります。料金体系に関しては1時間単位や1日単位で設定されているようですが、あくまでシェアオフィス、コワーキングスペースで利用する会員の利用が優先されますので、混雑時には利用できなかったり、利用回数に制限が設けられていたりするケースが一般的です。

(5)その他のサービス

・法人登記の代行サービス

バーチャルオフィスの利用者は法人登記を目的にしている場合が多いため、その住所で登記を希望する利用者のために法人登記の代行サービスを提供している場合があります。バーチャルオフィスと提携している司法書士に依頼をする形で、相場よりもコストを抑えて登記することができるようです。法人登記は手続きが複雑ですが、人生で何度も経験することではないため、本業を優先するために手続きを依頼してしまうほうが自分のビジネスにとってプラスな場合がありますので法人登記の代行サービスが用意されていれば、利用してみることをおすすめします。

・会計サービス

バーチャルオフィスによっては会計サービスを用意している場合もあります。多くの場合、

バーチャルオフィスと提携している税理士を紹介してもらい、顧問契約を結ぶ形となります。一人で起業する場合、会計業務は大きな負担になります。直接利益を生み出す業務ではなく、最初の利用料金はリーズナブルに設定されていることが多いため、会計業務をすべて依頼してしまうことも検討すると良いでしょう

・融資・補助金・助成金サポート

融資や補助金、助成金の申請などのサポートも受けられる場合があります。バーチャルオフィスと提携する税理士、社会保険労務士、中小企業診断士が対応してくれることが多いサービスです。バーチャルオフィスを利用していることをどのように表現するかで、手続きがうまくいくかいかないかを左右することがあります。そのため、連携する士業の方に申請を任せることが望ましいと考えられます。

・ホームページ制作サポート

起業時のホームページ制作を代行してくれるサービスもあります。近年はホームページ作成ツールが充実しており、個人でもホームページを制作するハードルはかなり下がってきています。ただし、一定のクオリティのものを準備することを考えると時間はある程度かかることから、本業の時間を確保するためにホームページ制作を依頼してしまうこともありだと思います。

・メンター制度

バーチャルオフィスより、シェアオフィスやコワーキングスペースなどでよく見られる制度です。投資先の企業にシェアオフィスやコワーキングスペースを利用させ、メンタリングしながら成長を促進させるという形で行っていることが多いようです。

 

バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリット

バーチャルオフィスを利用することでどのようなメリットがあるのか、またはデメリットがあるのかということについてまとめていきたいと思います。

(1)バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィスのメリットとしては以下のようなことが挙げられます。

・自宅住所を公開せずにビジネスができる

プライバシー確保の観点から自宅住所を利用したくないという方にとってはバーチャルオフィスと契約することで自宅住所を公開せずにビジネスに取り組むことができます。

・オフィスコストを抑えることができる

自分で賃貸オフィスを構える場合、保証金や賃料など大きなコストが発生します。保証金は最低でも賃料の6ヵ月分程度が発生し、内装を整えたり事務所の備品を購入したりすると、数百万の資金が必要となります。バーチャルオフィスを利用することでこうした初期のオフィスコストを抑え、毎月の賃料なども抑えることが可能です。そのため、本業に資金を投入することができるので、事業を早く軌道に乗せることができる可能性が高まります。

・低価格でビジネス街の都心一等地の住所を利用できる

バーチャルオフィスはビジネス用の住所貸しに特化しているサービスであるため、ビジネスを行う上での住所価値が高い千代田区・中央区・港区・新宿区・渋谷区などで運営している場合が多くなります。こういった東京のビジネス街の都心一等地で起業時に自分でオフィスを構えることは相当難しいため、低価格でこのような都心一等地の住所を利用できることは大きなメリットと言えるでしょう。

(2)バーチャルオフィス利用のデメリット

バーチャルオフィスのメリットとしては以下のようなことが挙げられます。

・バーチャルオフィスそのものの認知度が低く、怪しく感じる人もいる

以前と比べてバーチャルオフィスの認知度は高まってきてはいますが、一般的に多くの人が当然のように知っているサービスではないため、バーチャルオフィスというものに対して警戒感を抱く人もいるようです。

・特定の業種では許認可が取れない

業種によっては開業の際に許認可が必要になるケースがありますが、バーチャルオフィスではその認可の基準を満たせない場合があります。例えば税理士業、有料職業紹介業、宅地建物取引業などは開業のために、占有の個室スペースを持つことが定められています。そのため、バーチャルオフィスでは占有の個室スペースを確保できないので、こういった業種のための許認可は取得できないということになります。

バーチャルオフィス利用者の声

インターネット上で公開されている実際のバーチャルオフィス利用者の声をまとめてみました。なお、こちらは引用元の情報を紹介しているため、詳細は引用元にご確認をお願いします。

(1)バーチャルオフィス選びに成功した人の声

ナレッジソサエティ・お客様の声

東京都千代田区にあるバーチャルオフィス・シェアオフィスであり、バーチャルオフィスプランとシェアオフィスプランの両方の利用者の声が掲載されています。会議室やワークスペースが綺麗なことや、バーチャルオフィスプランの利用者が来館して郵便物を頻繁に受け取れることなどが長所として挙げられています。

 

サーブコープのバーチャルオフィスご利用者さまの声

22か国44都市150以上の拠点を展開するサービス付きレンタルオフィス、バーチャルオフィス、コワーキングスペースであり、バーチャルオフィスプランを利用している会員の声が掲載されています。拠点が多いため各地で作業場所を確保出来たり、秘書によるサポートが充実している点などが長所として挙げられています。

 

(2)バーチャルオフィス選びに失敗した人の声

バーチャルオフィスJPの口コミや評判|筆者の体験記も公開!

東京都品川区にあるバーチャルオフィスJPの口コミや筆者の体験をまとめたものになりますが、かなり運営状況がひどいバーチャルオフィスであることは間違いないようです。とにかく運営元とコミュニケーションを取る手段がかなり限定されているほか、郵便物の転送がしっかりされないようですので、契約しないことをおすすめします。

 

ワンストップビジネスセンターのGoogleクチコミ

全国に32店舗展開しているワンストップビジネスセンターですが、利用者から郵便物の受け取りや転送に関して批判的なクチコミが多く見られます。高い評価をしている人もいますので店舗によってサービスの質にバラつきがあるのかもしれません。ひとまず利用するにあたっては不安な点が多いバーチャルオフィスのようです。

 

バーチャルオフィスにまつわる誤解

バーチャルオフィスに関して様々な情報がインターネット上で流通していますが、そのなかには誤解されて伝わっている情報もあります。そのため、バーチャルオフィスにまつわる誤解を解くため、いくつかの観点で情報をまとめていきたいと思います。

(1)「法人登記ができない」はホント?

ほとんどのバーチャルオフィスでは提供する住所で法人登記ができますので、「バーチャルオフィスの住所では法人登記ができない」という情報は誤った情報となります。ただし、バーチャルオフィスの運営元によっては、賃貸マンションの一室の住所を提供しているようなところもあり、そのようなオフィスでは稀に法人登記には住所が利用できないというケースもあります。また、法人登記に住所利用する場合には別途追加費用が発生するオフィスもありますので、契約前に調べておく必要はあります。

(2)「法人口座が作れない」はホント?

バーチャルオフィスの住所を利用して法人を設立したものの、法人口座を開設できなかったという情報も目にしますが、法人口座の開設ができている事例も多くみられるため、「バーチャルオフィスの住所では法人口座が作れない」という情報は誤った情報となります。ただし、契約するバーチャルオフィスの住所が過去に犯罪などに利用されている場合などでは法人口座開設のハードルが上がってしまう場合もあるようですので注意が必要です。なお、東京都千代田区にあるバーチャルオフィスのナレッジソサエティは法人口座開設に強いことを強みにしており、実際に法人口座を開設した会員の声を掲載しています。また、法人口座が開設できなかったら入会金や保証金、基本料金2カ月分を返金するという法人口座開設保証®制度もあるようです。こちらのバーチャルオフィスは法人口座開設に相当の自信を持っていることがうかがえます。

バーチャルオフィスの法人口座開設実績インタビューまとめ

(3)「社会保険に加入できない」はホント?

「バーチャルオフィスの住所では社会保険に加入できない」といった情報は誤った情報となります。こういった情報が流通した背景には郵便物の受け取りや転送について、ずさんな対応をしているバーチャルオフィスがあり、届いているはずの社会保険関係の書類を利用者が受け取れなかったことがあるのではないかと推測できます。

 

6.バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスのメリット・デメリット、実際に利用する会員の声、バーチャルオフィスにまつわる誤解などをまとめてきましたが、最後にバーチャルオフィスの選び方について整理していきたいと思います。

(1)住所の利用価値

バーチャルオフィスはビジネス用の住所利用が目的で契約すると思いますので、住所の利用価値が高いことを一番重視するべきです。同じ東京であっても、千代田区や中央区、港区などの住所を利用したほうがビジネス上の見栄えは良くなり、賃貸マンションの一室ではなくオフィスビルに入居しているバーチャルオフィスのほうが利用価値は高いと考えられます。クライアントに住所が与える影響も考え、ビジネス上の信頼度が高まりそうな住所を選びましょう。

(2)入会時の審査体制

バーチャルオフィスはサービスの性質上、犯罪などに絡むような住所の不正利用が発生する可能性もあります。そのため、入会時の審査体制が厳重なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。例えば、ホームページの入会フォームを入力し、必要書類などをデータで送るだけで即日利用が可能になるようなオフィスよりは、実際に現地を内見できたり、入会時に対面審査を実施したりしているバーチャルオフィスのほうが安心して契約できるかと思います。入会時に多少時間や手間が発生しても、審査体制が厳重なバーチャルオフィスを選んだほうが長期的なメリットはあります。

(3)基本料金とサービス内容の妥当性

基本料金の金額そのものを重視せず、基本料金とサービス内容の妥当性という観点で検討することも重要です。基本料金がいくら安くても郵便物がきっちりと転送されてこないバーチャルオフィスではビジネスになりませんし、基本料金が安くても郵便物の受け取りや転送にあたって都度手数料や実費が発生するようであれば、毎月の利用料金は必ず基本料金を超えることになるでしょう。そのため、基本料金の範囲内でどの程度のサービスが受けられるのか、他オフィスと比較する際は同じサービスを受けるためにはどの程度料金が発生するのかなどといった視点で検討しましょう。

(4)有人営業とスタッフ対応

受け取ることができる郵便物の種類を増やすため、受け取りたい郵便物を現地ですぐに受け取るためには有人営業のオフィスであることが重要となります。なお、有人営業のオフィスである点は金融機関で法人口座を開設する際にもプラスに働くことがあるようです。また、スタッフの対応に関しても重視するべきです。電話での問い合わせ対応ができたり、メールのレスポンスが早かったりということはビジネスパートナーとして重要なことだと思いますので、入会前の問い合わせの対応なども注視しておく必要があるでしょう。

(5)利用したいオプションサービスの充実度

バーチャルオフィスの基本サービスはビジネス用の住所を提供することですが、この点以外のサービスに関しては利用者によってニーズが違うことでしょう。郵便物を随時転送してもらいたい場合は毎日届いた郵便物を転送してくれるオプションサービスがあるオフィスを選ぶべきです。固定電話番号が不要なのに電話転送サービスが含まれているプランを選ぶ必要はないでしょう。住所の利用価値が最も重視されるべきですが、自分のニーズに合ったオプションサービスが用意されていることも合わせて重視すると良いでしょう。

 

7.まとめ

バーチャルオフィスを利用する目的はビジネス用の住所を確保するといった部分以外は利用者によって様々だと思います。また、東京にはとても多くのバーチャルオフィスがありますが、提供されるサービスは画一的ではなく、事業者によって細かい部分に差があります。そのため、低価格だからといって利用するバーチャルオフィスを即決することなく、ビジネスパートナーを選ぶように利用を慎重に検討していく必要があります。最後の項目にてバーチャルオフィスの選び方をまとめましたが、「住所の利用価値が高いこと」、「入会時の審査体制が厳重であり、不正利用を防止する対策が講じられていること」、「料金の安さばかりに着目せず、基本料金とサービス内容の妥当性を重視すること」、「有人営業のオフィスであり、電話での問い合わせができ、メール対応などのレスポンスが早いこと」、「自分の利用したいニーズにマッチしたオプションサービスがあること」などを軸に、自分にとって最適なバーチャルオフィスを選ぶようにしてください。最後までご覧いただき、誠にありがとうございます。この記事が皆様のバーチャルオフィス選びに役に立つことはもちろん、皆様のビジネスの成功にもつながればと思います。

 

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