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バーチャルオフィスの選び方-「格安」より「評判」で選ぶ-
以前、こちらの記事でバーチャルオフィスを比較検討する際の注意点をまとめました。①料金の差はそれほど重要でないこと、②銀行法人口座開設の可能性があるかが重要であること、③郵便物の受け取りのサービスについて確認しておくことが重要であることを挙げましたが、今回は①料金の差はそれほど重要ではないことを強調したいと思います。最近は「バーチャルオフィス 評判」という検索ワードも目立っていますが、この背景にはバーチャルオフィスに対するネガティブなイメージがあるからだと思っています。「あるバーチャルオフィスの住所を検索したら詐欺グループに関する記事がたくさん出てきた」、「入会しようと思って問い合わせをしたけど全然メールの返信がない」、「実際に契約したのは良いけど郵便物が約束通り転送されてこない」などなど。このようなトラブルを未然に防ぎたいという思いから「バーチャルオフィス 評判」という検索ワードで契約を検討するオフィスの情報を得ようとしているのかと思います。今回は「バーチャルオフィスの選び方-「格安」より「評判」で選ぶ-」というタイトルにしましたが、利用料金が安いことを全面的に否定するわけではありません。しかし、火のないところに煙はたたないと言う通り、具体的な悪評が立つようなオフィスには何か問題点があるのも事実かと思います。そこで、今回はバーチャルオフィスを選ぶ際、どのように「情報を収集して評判を見極めるのか？」という視点で記事を書きます。「格安」ではなく「評判」で選ぶためのコツをまとめていこうと思います。
バーチャルオフィス選びで重視すべき評判
バーチャルオフィスの基本サービスは起業家や個人事業主などに対し、住所をレンタルするというサービスです。いわば「住所貸し」がメインになりますので、物理的なオフィスを提供するシェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースと比較して料金設定が安価になりがちです。バーチャルオフィスの運営元からすれば、ある程度の会員数を確保しなければ経営は成り立たないため、会員数の拡大に積極的になります。しかし、このことは利用者にとっても危険な可能性をはらんでいます。さて、ここでは「バーチャルオフィス 評判」と検索した方がバーチャルオフィスで本当に重視すべき評判についてまとめていきたいと思います。
①入会審査の評判
まず、一番重視すべきは入会審査に関する評判です。入会審査に関する書き込みで多いのは「審査のために提出する書類が多すぎてめんどくさい」、「審査がないけれど大丈夫なのだろうか」という2つのタイプに分類できます。さて、皆さんはどちらの評判があるバーチャルオフィスを選びますか？前者を選ぶべきだと思います。そもそも、バーチャルオフィスの利点としては自宅住所を公開せずにビジネスができることや賃貸オフィスよりも格安の料金で住所利用ができることが挙げられます。あなたの自宅の住所を誰かがビジネスに利用したいと言ったらどうするか、あなたが賃貸オフィスのオーナーだったらどうするかということを考えれば、当然ながら利用者を信頼でいなければ住所を貸すことはないかと思います。そうすれば、利用者の情報は可能な限り得たいと思うはずです。特にバーチャルオフィスは多くの個人事業主や法人が住所登記を目的として利用するわけですので、誰か1人でもどこか1社でも問題のある利用者がいれば、その住所自体が問題視されてしまうわけです。1人や1社の過ちが入居する多くの個人事業主や法人のビジネスに影響を与えるという重大性を認識しているバーチャルオフィスの運営元であれば、たとえ短期的には「審査のための提出書類が多すぎる」、「審査がめんどくさい」という評判で利用者が集まりにくかったとしても、長期的な視点で利用者の利益になる行動をとるはずです。安心感をもって住所を利用するのであれば、対面での面談があるなど、入会審査がしっかりとしているオフィスを選びましょう。
②電話・メール対応の評判
次に重視すべきは電話・メール対応の評判です。これは入会前と入会後の大きく分けて2つの点で評判を知っておくと良いでしょう。まず、入会前ですがこれは新規顧客獲得につながるために多くの運営元が素早い対応をします。特にメールなどは即日や翌営業日までに返信が来ることが一般的かと思います。もし、著しく対応に遅れがある場合は既存顧客への対応業務に対してスタッフが足りていない可能性があります。こうしたオフィスは郵便転送などの業務で問題が生じる可能性が高いですので、契約前に会員の合計数や自社スタッフの人数などを問い合わせておいたほうが良いでしょう。また、入会後の対応については、いざという時に窓口でスタッフが対応してくれるか、メールだけではなく電話での対応もしてくれるかなどを確認しておいたほうが良いかと思います。今の時代であればメールでやり取りできるに越したことがありませんが、対応方法が一本化されていることは大きなリスクです。「メールの返信がないため何度も再送しているが結果的に返信が来ない」という場合になす術がないからです。また、ホームページに「よくある質問(FAQ)」などの項目がしっかり作りこまれているかどうかも確かめると良いでしょう。わざわざ電話したり窓口まで行ったりするほどの質問でなければ解決できるからです。入会前はレスポンスの早さを確認し、会員の合計数とスタッフの人数を確認し、入会後にはメールだけではなく他の対応方法も存在していることに重点を置くと良いかと思います。
ネット上で見つけた実際の声
ここではインターネット上で「バーチャルオフィス 評判」と検索してヒット実際の評判について、リンクを貼って紹介します。必ずしも真実とは限らないかもしれませんが、わざわざ書くということは何かしらの問題点があるのかなと思いますので、参考にしてみてください。
(出典：ロロノアゼロ、「バーチャルオフィスJPの評判！使ってみてわかったこと」2019,12,11note投稿)
バーチャルオフィス評判 実際に利用した人がメリット・デメリット、おすすめを紹介
(出典：原貫太オフィシャルブログ「バーチャルオフィス評判 実際に利用した人がメリット・デメリット、おすすめを紹介」2018,4,2(2019,5,9更新))
ジョブランドとウィン青山(ワンストップビジネスセンター南青山店)
(出典：(続)最底辺歯科医の戯れ言集「ジョブランドとウィン青山」2019,3,6)
「バーチャルオフィス 評判」でヒットする記事はバーチャルオフィスの運営元のページが多かったので、今回は出来るだけ第三者の視点で書かれた記事を掲載しました。ただし、バーチャルオフィスの運営元からでも情報を得ることが出来ます。例えば、「会員の声」というような形で実際に利用する方がバーチャルオフィスについて言及していることもあります。これらの内容を確認する際は、会員の顔が見えることと更新頻度に注目しましょう。「会員の顔が見える」とは、会員の写真や実在する法人名で記載されているかどうかです。「弊社を利用するAさんの場合…」、「会員のBさんの声です…」というような書き方には要注意です。また、更新日が古い場合などは現在も同じような対応をしているとは限りませんので、更新頻度にも注目してみましょう。
まとめ -バーチャルオフィスは「格安」より「評判」で選ぶ-
ここまで、バーチャルオフィスの選び方について、ネット上での評判に着目し、「どのような評判を重視すればよいのか？」という視点で選び方をまとめてきました。「格安」をただ否定しているわけではありません。同じサービスであれば利用料金が安いことに越したことはありませんが、あくまで同じサービスを受けることが出来ればです。バーチャルオフィスの運営元によって会員への対応は様々かと思いますが、入会審査に関する評判と電話・メール対応の評判はしっかりと確認しましょう。また、なるべくバーチャルオフィスの運営元のホームページ以外から評判を調査すると良いかと思います。特に利用者や過去の契約者などがブログを書いていることなどがありますので、そのような記事を一つの参考にするのもよいでしょう。また、バーチャルオフィスの運営元のホームページであっても情報が全く信頼できないわけではありません。会員の顔が見えて情報の更新頻度が高い場合は信頼できる情報の場合も多いです。このようにバーチャルオフィスは「格安」ではなく「どのような評判なのか？」という点でもぜひ選ぶようにしましょう。
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