東京のバーチャルオフィス徹底比較-郵便物転送サービス編-

バーチャルオフィスと郵便物転送サービス

バーチャルオフィスと契約する際にどのようなことを重視するのか。最近はバーチャルオフィスとともにどのようなワードが一緒に検索されているかを調べ、そこから記事を書くようにしています。最近気になった検索ワードは「バーチャルオフィス　郵便」、「バーチャルオフィス　郵便物」、「バーチャルオフィス　郵便転送」、「バーチャルオフィス　郵便受取」、「バーチャルオフィス　郵便受取代行」といった郵便に関するものです。バーチャルオフィスの基本サービスはこちらの記事で解説したように「住所を貸す」ということですが、郵便物・宅配物の転送、電話転送、貸し会議室などのサービスを同時に提供している場合が多いです。そこで、今回の記事ではバーチャルオフィスの郵便物の転送について、情報を提供していきたいと思います。

郵便物転送サービスで確認すべき４つのこと

バーチャルオフィスを利用する際は、利用料金の安さで選ばないことが大切です。安いということは住所貸し以外のサービスが充実していない可能性があります。例えば、ホームページには「郵便転送可能」という記載があったとしても、詳しく調べると郵便転送は送料が全額自己負担であったり、転送手数料まで取られるケースもあります。利用料金については、基本料金で受けることが出来るサービスがどの程度のものなのかを比較検討したほうが良いでしょう。さて、郵便物転送サービスに絞って、契約前に確認すべきことを整理してみました。ポイントを４つ挙げますので、参考にしてください。

ポイント１．受け取れない郵便物はないか？

まずは、受け取れない郵便物・宅配物がないか確認することです。「本人限定郵便、着払いのもの、食品(生もの)、大きな荷物などの受取ができるのか」をしっかり確認すると良いでしょう。基本的にこれらの郵便物・宅配物をバーチャルオフィスの運営元が直接受け取ることは難しいかとは思いますが、バーチャルオフィスの運営元がシェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなども一緒に運営しており自分が来館していれば受け取ることが出来るケースや、不在票を受け取ったうえでその情報を画像データなどで送ってくれて自宅への転送を依頼できるケースなどがあると思います。特に銀行からのキャッシュカード、クレジットカードなどは本人限定郵便であることが多いためその取り扱いは重要になってきます。本人でないと受け取ることが出来ないような郵便物・宅配物に対して、バーチャルオフィスがどのような対応をしてくれるかは事前に調べておくべきだと思います。

ポイント２．転送頻度はどれくらいか？

次に、転送頻度について確認をすることです。転送頻度の目安ですが、「基本料金の範囲内で月に１回必ず転送してもらえるかどうか」を基準にしてみてください。少ないと感じる方もいるかと思いますが、郵便物転送は運営元にとっては時間も費用も掛かるサービスのため、基本料金が安く、かつその料金の範囲内で転送頻度が高い場合は郵便物の重さに制限を設けたり、転送する郵便物の通数に制限を設けたりしているケースがあります。そのため、基本料金は安くても結果的に利用料金が高くなってしまうこともありますので、まずは「基本料金の範囲内で月に1回必ず転送してもらえるかどうか」を基準に考えてみましょう。そのうえで、随時転送してもらえるサービスがオプションとして用意されているかなど、自分自身が求める転送頻度のニーズを満たしてくれるサービスがあるかを調べるとよいでしょう。

以下は余談ですが、バーチャルオフィスのサービスを利用者と運営元の双方の立場で考えると、郵便物転送サービスについて考えが深まるかなと思います。まず、バーチャルオフィスを利用する立場では、誰からどのような郵便物が送られてきたかすぐに連絡をもらい、必要な郵便物だけをすぐに転送してほしいと感じると思います。むしろこれが当然だと感じている方もいるかもしれません。しかし、バーチャルオフィスを運営する立場から考えれば、このような一人ひとりの利用者の要望に応えることが難しいことは容易に想像できるのではないでしょうか。バーチャルオフィスの中には１つの住所に1,000社以上も登記しているというケースもあり、同じ住所に送られてきた郵便物をミスなく仕分け、その郵便物を転送する作業には時間も送料も掛かってしまいます。運営元の立場を理解できれば、転送頻度が月に１回以上という基準で考えることが妥当だということがわかるのではないでしょうか。

ポイント３．送料の負担はどうなっているか？

また、送料の負担がどうなっているかも確認することが大切です。たとえ基本料金が安くても転送に掛かる送料をすべて利用者が負担するとなると、かなりの金額になります。また、送料とは別に発送にあたっての手数料がかかるケースもありますので、この点もしっかり確認しておくべきです。この送料や手数料などは金額が小さいこともあって盲点になりがちなのですが、気が付けば相当の金額を負担していたということになりかねません。こういった罠に陥らないため、以下の2つのサービスで考えていきましょう。

【どっちが割安？割高？】

サービス①「○日までに届いている郵便物をすべて2,000円で発送します」

サービス②「1通100円の手数料(送料別)で届いている郵便物を随時発送します」

この２つのケースを比べる際、多くの人は金額の大きさに注目してしまうようです。確かに１通の郵便物を送ってもらうとなった場合、明らかにサービス②のほうが安くなる確率は高いと思います。しかし、サービス①の「○日までに届いている郵便物をすべて」という点に再度着目すれば、郵便物が20通以上届いていれば確実にサービス②よりも安くなることがわかるはずです(送料別なので実際はもっと少なくてもサービス①が安くなるはずです)。さらに、サービス①の表記に’注’がないということは、送料に2,000円以上かかるくらい郵便物が大量に届いていたとしても、2,000円で発送してくれるということになります。このようにサービスを細かく比較すると、金額の大きさがあまり重要ではないということになります。また、サービス③として「月額5,000円で届いた郵便物すべてを随時発送します」というようなサービスがあれば、郵便物が1か月に50通以上届き、かつ随時発送してほしいと考える人にとっては最適なサービスになることでしょう。郵便物転送サービスは金額に注目しすぎず、「いくらでどんなことをしてくれるのか？」という点を重視して選ぶとよいでしょう。

ポイント４．窓口での受け取りはできるか？

最後に、窓口で郵便物を受け取ることが出来るかも確認しておくとよいかと思います。バーチャルオフィスの中にはシェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースも同時に運営しているオフィスもあります。「オフィスにスタッフが常駐しているケースでは窓口で郵便物を受け取ることが出来る」場合があります。バーチャルオフィスを利用される方の中には、住所貸しや郵便物転送の利用がメインであっても、可能であれば顧客を招いて簡単な打ち合わせをしたいと考えている方もいらっしゃるかと思います。そのような方であれば、シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースを同時に運営しているバーチャルオフィスと契約することで、月に数回まではワークスペースや貸会議室が利用できたりすることもあるので、検討してみるとよいかと思います。打ち合わせのついでに郵便物を受け取ることが出来れば一石二鳥ではないでしょうか。

まとめ　郵便物転送サービスで確認すること

バーチャルオフィスを選ぶ際、郵便物転送サービスを重視する人のために確認事項を表にまとめました。ぜひ、バーチャルオフィス選びにご活用ください。

東京都内のバーチャルオフィス徹底比較-郵便物転送サービス編-

さて、バーチャルオフィスを選ぶ際、郵便物転送サービスについて確認すべきことをまとめてきましたが、今度は東京都内にある7つのバーチャルオフィスの郵便物転送サービスを紹介し、比較してみようと思います。なお、大変申し訳ございませんが、表記については「オフィス１」というような表記にさせていただきます。

オフィス１

1つ目のオフィスは、千代田区にあるバーチャルオフィスの「オフィス１」です。こちらは「九段下」駅が最寄り駅のようで、シェアオフィスとレンタルオフィスも同時に運営しています。千代田区のビルに登記できること、都心の駅から近いという立地はとても魅力的であり、休館日が祝祭日のみで土日も営業している点は利用者にとっては大きなメリットでしょう。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,500円であり、法人登記ができる住所貸しと郵便物転送の基本サービスも含まれています。その他にもいくつか郵便物に関するオプションもあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス２

2つ目のオフィスは、東京都内で10店舗以上のバーチャルオフィスを運営する「オフィス２」です。こちらはレンタル会議室も運営しているようです。本店は港区のビルにあります。なお、「オフィス２」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、本店のビル名をと検索すると「詐欺業者が入居」というような記事も多くヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,800円であり、法人登記ができる住所貸しと郵便物転送の基本サービスも含まれています(重さや通数の制限はある)。その他にもいくつか郵便物に関するオプションもあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス３

3つ目のオフィスは、中央区にあるバーチャルオフィスの「オフィス３」です。こちらは銀座にあるビルの中にあり、シェアオフィスやレンタルオフィスも運営しております。このオフィスでバーチャルオフィスに該当するプランは月額5,500円のスタートアッププランになりますが、法人登記での住所利用や郵便物転送サービスはオプションでの利用となります。「オフィス１」と「オフィス２」と同様のサービスを受けるとなると、月額9,900円(基本料金5,500円＋法人登記での住所利用3,300円＋郵便物転送1,100円)程度かかることになりますので、少し割高な印象です。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス４

4つ目のオフィスは、4つの自社所有物件を中心にバーチャルオフィスを運営する「オフィス４」です。推奨拠点になっているオフィスは自社所有のビルです。なお、「オフィス４」そのものに問題があるわけではないとは思うのですが、以前特殊詐欺グループの拠点になっていたオフィスもあるというような記事もいくつかヒットします。もしかすると入会審査が甘いのかもしれません。バーチャルオフィスの基本料金は月額4,743円であり、郵便物転送の基本サービスも含まれています。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス５

5つ目のオフィスは、渋谷などでバーチャルオフィスとレンタルオフィスを運営する「オフィス５」です。月額9,500円ですが、郵便を受け取るためには個人契約であれば1,500円、法人契約であれば1,800円が契約時に掛かります。基本料金の範囲内では郵便物を窓口で受け取ることしかできないため、郵便物の転送を希望するためには別途オプション料金が発生します。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス６

6つ目のオフィスは、品川区などでバーチャルオフィスを運営する「オフィス６」です。こちらのホームページを調べましたが、オフィスの住所記載がなく、会員用住所レンタル契約締結後ではないと住所を教えてもらえないことが判明しました。また、既に新規契約が出来ない店舗もあるようです。住所利用と郵便物転送のみだと月額480円という破格のプランがありましたが、「問い合わせのメールへの返信がない」、「コールセンターが閉鎖になってコンタクトを取ることが出来ない」など、かなりマイナスな書き込みも多かったです。料金が安いということはそれ内のリスクがあるようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

オフィス７

7つ目のオフィスは、豊島区で2店舗のバーチャルオフィスを運営する「オフィス７」です。2店舗とも住所貸しと週1回の郵便転送が含まれるバーチャルオフィス格安コースというプランがあります。基本料金は月額1,955円とありますが、あくまでも1年分を一括払いする場合のようです。月払いだと月額2,910円のプランになっています。なお、郵便転送の実費は別途発生するようです。以下、まとめてみたのでご確認ください。

まとめ　東京のバーチャルオフィス-郵便物転送サービスの比較結果-

ここまで東京にある7つのバーチャルオフィスを個別に紹介してきましたが、郵便物転送サービスの充実度という観点から独自に評価表を作りました。評価項目は以下の4点です。あくまで独自の評価基準ですが、バーチャルオフィス選びの参考にしてください。

評価項目(①～④を○・△・×の3段階で評価します)

①基本料金の安さ：住所貸し(法人登記可能)、郵便物の受取と転送の基本サービスを含んだ価格

②オフィスの信頼度：オフィスや運営元を検索した結果、マイナスな情報がヒットするかなど

③オプションの充実度：依頼時の転送や即時転送、窓口での受取やメール連絡など

④料金の明確さ：総額の料金がわかりやすいかなど

まとめ-郵便物転送サービスには大きな差がある-

ここまで郵便物転送サービスを比較する際のポイントを整理し、東京にあるバーチャルオフィスの比較を行いましたが、バーチャルオフィスとひと口に言っても、郵便物転送サービスには大きな差があることがわかったかと思います。受け取れない郵便物、転送頻度、送料負担、窓口受取の有無をポイントとして挙げましたが、決して基本料金の安さだけで選ばないようにしましょう。バーチャルオフィスそのものの信頼度はもちろん、登記する住所の信頼度、郵便物転送サービスについては料金のわかりやすさなども重視しておくと、契約後に予想していたよりコストがかかったというような失敗を招かずに済みます。バーチャルオフィス選びは妥協せず、慎重に行うようにしてみてください。[originalsc]