バーチャルオフィスについて

ビジネスレベルに合わせたバーチャルオフィス選び

2019年12月10日

個人事業主として起業をする際、できるだけ初期投資を抑えるため、バーチャルオフィスを利用するケースが増えています。

しかし、バーチャルオフィスは基本的に業務を行う場所ではなく住所を貸し出すサービスです。そのため、実際に複数のオフィスを内覧するといったことをせず、自分が望む住所を貸してくれるというだけで決めてしまい、後になってトラブルになることも珍しくありません。

今回は、バーチャルオフィス選びで、トラブルに巻き込まれないためのポイントについてご説明します。

自分の事業とサービスは合っているか

バーチャルオフィスを選択する際のポイントはいくつかありますが、それ以前にまず確認しておくべきことがあります。それは自分の事業が、バーチャルオフィスのサービスに合っているかどうかです。

例えば、自身の立ち上げる事業がリサイクル関連事業であったとします。この場合、古物商の許可申請が必要ですが、住所だけのバーチャルオフィスは基本的に業務スペースがないため、古物商の許可がおりない場合があります。

また、リサイクル関連事業以外でも税理士や司法書士、弁護士といった士業も基本的には実態のある事務所、会社が必要になるため、バーチャルオフィスでは認可がおりない場合があります。

ほかにも探偵業や金融商品取引関連業、不動産業、建設業といった事業も実態のある事務所、会社が必要です。そのため、事前に自分の事業がバーチャルオフィスでも法人登記が可能かどうかをしっかりと確認しておく必要があります。

次に考えるべきことは、借りる住所地にどういった建物があるかということです。ビジネスは常に信頼が重要なポイントとなります。取引先や顧客から信頼してもらえなければビジネスは成り立ちません。

その上で、バーチャルオフィスで借りた住所に建っている建物が古びた雑居ビルであった場合、取引先や顧客から信頼を得られるでしょうか?

今ではGoogle(グーグル)のストリートビューを使えば、実際に訪問しなくてもその住所にどういった建物があるのかはすぐに検索可能です。その際に古びた雑居ビルであったり、逆に事業規模に不釣り合いな豪華なオフィスビルであったりすれば、取引先や顧客からの信頼を得ることは難しいかもしれません。

実際に業務をする場所ではないからといって、住所だけでバーチャルオフィスを決めてしまうと、その後の事業にも大きな影響を及ぼすことになります。

自分の事業内容、事業規模を十分に考慮したうえで、それにあったバーチャルオフィスを選択することが重要です。

料金比較をしっかりしよう

一般的に、バーチャルオフィスは実際に業務を行うスペースを借りるわけではないため、通常のオフィスを借りるのに比べ大幅に費用を抑えることができます。

これがバーチャルオフィスの大きなメリットの一つですが、それでもバーチャルオフィスの運営会社によっては料金に差があるため、必ず複数の運営会社で比較検討することをおすすめします。

料金の比較をする際のポイントは、保証金や共益金、初期費用、更新費、事務手数料、そして解約金など、実際に賃貸料金以外に発生する費用がどのぐらいあるのかです。長期間利用する場合ももちろんですが、短期間利用でも解約金が高額になるとかなり割高になってしまう場合もあります。

ほかにも電話代行や郵便受付・転送、会議室・ミーティングルームの利用料金などは、月額の賃貸料金に含まれているのか、オプションであれば、それぞれどのぐらいの費用がかかるのかもしっかりと確認しておかなければなりません。

賃貸料金だけで比較して安いからといって契約した後に、付随するサービスがすべてオプションとなっていて、合計したらかなり高額になるといったケースも少なくありません。

運営スタッフを見ておこう

頻繁に住所が変わる会社は、取引先や顧客から信頼を得ることも難しくなります。

それを避けるためには、頻繁にバーチャルオフィスを変えなければよいのですが、そのバーチャルオフィスの運営会社が廃業、閉鎖となってしまえば住所も変えざるをえなくなります。そうしたリスクを避けるには、契約の段階で運営会社、スタッフと十分な話し合いをすることが重要です。

運営会社を見るポイントは、帝国データバンクや東京商工リサーチなどで確認する、またWebサイトが頻繁に更新されているかも確認します。

またスタッフを見るポイントは、十分な話し合いもせずに契約をせかす、Webサイトに記載されている契約内容などをきちんお把握していない、といったことがあればその運営会社は選択肢から外したほうがよいでしょう。

一番してはいけないのは、住所を借りるだけだからといって、会わずにWebサイトだけ、電話だけで決めてしまうことです。住所は会社の顔ともいえる重要なものです。きちんと比較検討し、自社にとって最適なバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。

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バーチャルオフィス大辞典編集部

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