バーチャルオフィスとは？

クラウドサービスの普及に伴い、私たちはパソコンが1台あれば自宅や旅先でも仕事ができるようになりました。また、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大はテレワーク・リモートワークの導入を加速し、作業スペースを有する物理的なオフィスそのものの価値が揺らぎ始めています。しかし、個人事業主であれ、法人であれ、物理的な空間を有するオフィスのニーズは低くなったとはいえ、ビジネスにおける住所自体のニーズは存在します。例えば、法人であれば登記にあたって本店所在地の住所が必要であり、ネットショップを開業する場合は特定商取引法に基づきホームページに住所を公開する義務があります。このような物理的な空間は必要としないが、ビジネスに利用する住所は必要といったニーズを満たしてくれるのがバーチャルオフィスとなります。今回は東京などの大都市圏で人気の高まっているバーチャルオフィスの基本機能・サービスについて徹底的に解説していきたいと思います。

バーチャルオフィスの基本機能・サービス

バーチャルオフィスの基本機能・サービスは【ビジネス上の住所を提供】するというものです。個人であれ、法人であれ、事業を行う上では住所が必要となります。当然ながら、自宅の住所を利用して事業を行うこともできなくはありませんが、様々な問題が生じるでしょう。例えば、賃貸マンションなどではそもそも法人登記ができない場合があります。プライバシーの観点から自宅の住所をネット上に公開したくない方もいらっしゃるでしょう。また、取引先と名刺を交換した際、認知度の低い地名だったり、明らかにマンションやアパート名だったりした場合、あまり良いイメージを持ってもらえないということも想定されます。このような問題を解消してくれるのが【ビジネス上の住所を提供】してくれるバーチャルオフィスというサービスとなります。なお、ひと口に【ビジネス上の住所を提供】するといっても、基本料金の範囲内でどの程度住所を利用できるのかということは大きなポイントとなってきます。運営元によっては法人登記の利用を禁止していたり、法人登記を行う場合は追加で費用が発生したりという場合もあります。そのため、基本料金の範囲内でどのような用途で住所を利用できるのかということは契約前に必ず確認しておくべきでしょう。個人的には【基本料金の範囲内で法人登記ができるバーチャルオフィス】をおすすめします。

バーチャルオフィスに付随する三大サービス

バーチャルオフィスの基本機能・サービスは【ビジネス上の住所を提供】することですが、これに付随する形で「郵便物転送」、「電話転送」、「貸会議室」の大きく3つのサービスが提供される場合があります。

郵便物転送

多くのバーチャルオフィスでは住所に届いた郵便物を利用者の自宅等に転送してくれるサービスがありますが、「転送頻度」、「来館受取」、「料金体系」の3つのポイントで見比べることが大切です。

転送頻度

転送頻度については、【基本料金の範囲内で月1回以上転送してくれること】、【依頼時に郵便物を転送してくれるオプションサービスがあること】が重要です。新型コロナウイルスの感染拡大では緊急事態宣言が発出され、外出自粛を要請されることになりました。今後第2波、第3波が来ることを想定すると、バーチャルオフィスに届いた郵便物が最低でも月に1回程度は転送されてくることは必要かと思います。また、「必要な時に必要な郵便物を送ってほしい」といった利用者のニーズをくみ取り、メールや電話での依頼時に届いている郵便物を転送してくれるオプションサービスを用意しているバーチャルオフィスもあります。これらの点を踏まえて、バーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

来館受取

来館受取については、【オフィスが有人営業であること】、【届いた郵便物の処理をオフィス内で行っていること】が重要です。運営元によっては無人営業で住所のある場所に誰もいないというバーチャルオフィスも存在しますが、こちらはおすすめしません。郵便物の到着状況を電話などで確認できたり、郵便物を来館で受け取れたりすることに加え、急な来客への対応といった観点でも有人営業のオフィスを選ぶことが必要かと思います。また、急ぎで受け取りたい郵便物を受け取るためには、郵便物の仕分けや転送といった処理が住所のある場所で行われているバーチャルオフィスを選ぶことも大切です。多店舗展開のオフィスなどでは郵便物は1度別の作業場所に集積し、その後に各オフィスに届けるというフローを取っている場合もあります。このような場合は即日で届いた郵便物を受け取ることができなかったり、自分が契約しているオフィスではない場所まで出向かなければならなかったりしますので、届いた郵便物の処理を住所のある場所で行っているオフィスを選ぶことをおすすめします。

料金体系

料金体系については、【郵便物受取に費用が発生しないこと】、【郵便物転送に費用が発生しないこと】が重要です。運営元によっては郵便物をオフィスが受け取る度に手数料が発生したり、転送する際に基本料金やオプション料金とは別に転送手数料や実費が発生したりするバーチャルオフィスもありますが、こちらはおすすめできません。1通単位では大きな出費には見えませんが、郵便物の量によって毎月の固定費が変わってくることになりますので、郵便物に関する料金体系が明瞭なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

電話転送

住所とは別に電話番号についても、プライバシーの観点から公開したくない、信頼度の観点から03番号を個別に取得したいといったニーズがあり、バーチャルオフィスの中にはオプションサービスで電話転送や電話秘書代行を提供している場合があります。電話転送サービスに関しては、「電話転送(受信)」、「電話転送(受発信)」、「電話秘書代行」のサービスを知ったうえで、自分のニーズにあったオプションサービスが用意されているオフィスを選ぶことが大切になります。なお、バーチャルオフィスの運営元の電話番号を自身の番号として利用することはできませんので、ご注意ください。

電話転送(受信)

電話転送(受信)とは、【03番号などの個別の電話番号を取得する】、【発信時には自分の携帯電話の番号などが表示される】というサービスになります。こちらは、信頼度の観点などから03番号を取得したいが、頻繁に電話に出ることが可能なので折り返すことがあまりない、折り返す際に自分の携帯電話の番号などを表示することに抵抗はないといった方におすすめのサービスになります。電話転送(受発信)に比べて安い料金で利用できるため一定のニーズがあります。

電話転送(受発信)

電話転送(受発信)とは、【03番号などの個別の電話番号を取得する】、【発信時に取得した03番号などが表示される】というサービスになります。こちらは、信頼度の観点などから03番号を取得したい、プライバシーの観点から自分の携帯電話の番号などを公開したくないといった方におすすめのサービスとなります。携帯電話が普及した現代においても、03番号など固定電話の番号はビジネスにおいて信頼度が高く、ビジネス用の携帯電話を別途所有するよりも安かったり、私用の携帯に転送されるために使い勝手が良かったりといったメリットがあります。

電話秘書代行

電話秘書代行とは、【オペレーターが電話応対をしてくれる】サービスになります。オペレーターが指定の番号にかかってきた電話に応対し、聞き取った用件をメールなどで知らせてくれます。ただし、契約者ごとに専用のオペレーターがいて契約者のスケジュールを詳しく把握して対応してくれるまさしく秘書代行のようなケースから、予め決まっている文言で応対して用件を聞き取り転送するだけというケースまで、提供元によってサービスの質が大きく異なります。事前にどのようなことまで対応してくれるかを確認しておくとよいでしょう。

貸会議室

契約の主な目的は住所利用であっても、クライアントとの打ち合わせや作業など、必要に応じて会議室やワークスペースを利用したいというニーズもあり、運営元がシェアオフィスやコワーキングスペースも同時に展開している場合には、貸会議室やワークスペースを会員価格で利用できる場合もあります。利用できる場合は、「予約・利用状況」、「会議室の種類・部屋数」、「ワークスペースの利用有無」などに注目すると良いでしょう。

予約・利用状況

予約・利用状況については、【バーチャルオフィスの契約でも上位プランと差異なく予約ができること】、【契約前に予約・利用状況を確認できること】が重要です。シェアオフィスやレンタルオフィスを運営している場合、これらの上位プランの利用者が貸会議室の予約においてバーチャルオフィスの利用者よりも優遇されることがあります。そのような場合、表面上は利用できることになっていても、実際はほとんど会議室を利用できないということもあり得ます。契約前にこちらを確認するとともに、実際の予約・利用状況も併せて確認することをおすすめします。

会議室の種類・部屋数

会議室の種類・部屋数については、【部屋の種類が豊富であること】、【同じ施設内にある程度部屋数があること】が重要です。クライアントとの打ち合わせ、社内会議など、会議室の用途は千差万別です。「異性のクライアントと初めての打ち合わせなのでなるべくオープンスペースで気を遣わせないようにしたい」、「個人情報を取り扱う会議なので防音性の高い完全個室を利用したい」、「プロジェクターやモニターが完備されている部屋が良い」、「4人程度で利用するのであまり広すぎない部屋が良い」、「同日に規模の違う2つの会議を行うので大部屋と少人数対応の部屋がそれそれ用意されているとありがたい」など。そのため、貸会議室に関しては部屋の種類が豊富なこと、同じ施設内にある程度部屋数があることをおすすめします。

ワークスペースの利用有無

ワークスペースの利用有無も事前に確認しておくとよいでしょう。バーチャルオフィスのプランの場合、運営元がシェアオフィスやレンタルオフィスを運営していても共用のワークスペースを利用できないことが多いです。しかし、オフィスによってはドロップイン(利用時に課金)で利用できる場合もありますので、利用の有無に加え、利用できる場合は1日の利用料金と利用時間や利用回数の制限などを確認しておくことをおすすめします。

バーチャルオフィスのその他のサービス

バーチャルオフィスによっては、「郵便物転送」、「電話転送」、「貸会議室」のほかに下記のようなサービスが含まれている場合もあります。ご自身の用途に応じてその他のサービスを利用できるオフィスを選ぶことは否定しませんが、あくまでメインである「ビジネス上の住所」として利用価値が高いオフィスを選ぶようにしましょう。

法人設立のサポート

法人設立にあたっては、定款の作成や公証役場での定款認証、法務局での法人登記など、不慣れな手続きが必要となります。しかし、多くの方にとってこれらは一生に一度経験するかどうかという類のものであり、本業に割く時間を削がれるくらいならば、代行してしまった方が良いケースもあります。バーチャルオフィスによっては司法書士と提携しており、オフィスが提携する司法書士に依頼することで相場よりも安くこれらの手続きを代行してもらえる場合があります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

会計のサポート

法人設立後は会計業務に時間を割かれることも多くなります。こちらもバーチャルオフィスによっては提携する税理士を紹介してもらえ、相場よりも安く会計のサポートが受けられる場合もあります。特に1人で起業する場合は会計業務を代行してもらい、本業に割く時間を確保したほうが良いケースも多いでしょう。

事務代行

請求書や領収書の発行、簡単な資料の作成、郵便物の発送準備など、事務手続きを代行できるサービスを用意しているバーチャルオフィスもあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

融資・補助金などの助成サポート

バーチャルオフィスと提携する税理士、社会保険労務士、中小企業診断士などが融資や補助金などの申請に対応してくれるケースもあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

ホームページ制作のサポート

ホームページ制作ツールは増えてきており、以前に比べて素人であってもある程度のホームページを制作できるようにはなっています。しかし、ホームページは名刺と双璧をなす、場合によってはそれ以上の顔となりますので、しっかりしたものを用意することも重要かと思います。サポートが受けられるバーチャルオフィスもありますので、必要に応じて検討すると良いでしょう。

メンター制度

起業にあたっては、専門知識を持つ信頼できるパートナーとして専門家のメンターを持つことが有意義な場合もあります。バーチャルオフィスによっては、メンター制度を設けて勉強会や交流会、無料相談会などを開催している場合もあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットを整理してみました。物理的な空間としてのオフィスを必要としない方にはメリットはかなり大きくなります。

初期費用を削減できる

賃貸オフィスと比較して【初期費用を削減できること】がメリットとして挙げられます。東京都内のバーチャルオフィスの相場は月額5,000円程度と言われていますので、入会金や保証金などの費用を考えても、賃貸オフィスよりも圧倒的に安い価格で利用することが可能になります。

都心一等地のビジネス街の住所を利用できる

【都心一等地のビジネス街の住所を利用できること】も大きなメリットです。賃貸オフィスでは到底借りることができない立地の住所を利用できることは、ビジネスの信頼度といった点でも大きな魅力です。特に東京都内のビジネス街の住所であれば、全国各地でも認知度や信頼度が高いため、ビジネスにプラスの影響を与えることは間違いないでしょう。

自宅住所を公開せずプライバシーを確保できる

【自宅住所を公開せずにプライバシーを確保できること】もメリットです。ビジネスで住所を利用していればクライアントはもちろん、営業や勧誘で業者が自宅を訪れる可能性もあります。不特定多数に自宅住所を知られずにビジネスをしたいというニーズはバーチャルオフィスの利用によって可能になります。

バーチャルオフィス利用のデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットを整理してみました。一部業種によっては事務所として不向きなケースがあったり、選んだバーチャルオフィス自体に問題があるとビジネスにマイナスの影響を与えることもあるようです。

特定の業種ではバーチャルオフィスでは許認可が取れずに開業できない

【特定の業種ではバーチャルオフィスでは許認可が取れずに開業できないこと】があります。【個別の占有スペースが必要な業種では開業ができません】のでご注意ください。具体的には、弁護士・税理士・司法書士などの士業、宅地建物取引業、有料職業紹介業などが挙げられます。士業であっても中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は開業が可能です。なお、許認可の用件は緩和されるケースもありますので、動向を注視すると良いかなと思います。

バーチャルオフィスというサービスが世間的にいまいち理解されていない

【バーチャルオフィスというサービスが世間的にいまいち理解されていない】こともデメリットの1つです。クライアントが住所を検索した際に運営元の企業がヒットし、困惑してしまうという場合もあります。また、住所貸しというサービスにマイナスのイメージを持っている方も一部にはいらっしゃいます。ただし、これは時代が追いつく日を待つしかない部分が大きく、バーチャルオフィスの認知度自体が上がれば解消されていく問題かなと考えています。

選んだバーチャルオフィスによってはビジネスに悪影響が出ることもある

バーチャルオフィスの中には反社会的な活動をする団体などが入居してしまい、その住所自体が汚れてしまっているオフィスもあります。このようなオフィスでは、住所を検索すると「詐欺」、「犯罪」などといったマイナスの書き込みが大量にヒットする、銀行の法人口座が開設できないなど、【ビジネスに悪影響が出ること】もあります。そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には後述する「バーチャルオフィスの正しい選び方」をご参照いただき、信頼度の高いオフィスをお選びになることをおすすめします。

バーチャルオフィスをおすすめしたい方

ここまで、バーチャルオフィスのサービス内容やメリット・デメリットをまとめてきましたが、次はどのような方にバーチャルオフィスが向いているのかを解説します。

オフィスに作業スペースを求めていない方

バーチャルオフィスは個人事業主であれ、法人であれ、自宅やクライアント先で仕事をすることが多く、【オフィスに作業スペースを求めていない方】におすすめです。作業スペースを求めていないのに無理に賃貸オフィスを借りることにはあまり意味はなく、むしろ都心一等地のビジネス街にあるバーチャルオフィスの住所を利用する方がビジネス上のメリットは大きくなります。

自宅住所をビジネスで利用できない方

賃貸マンションやアパートなどの場合、自宅住所で法人登記ができないケースがあります。そのため、【自宅住所をビジネスで利用できない方】にもバーチャルオフィスはおすすめとなります。

自宅住所をビジネスで利用したくない方

自宅住所で法人登記などができてもプライバシーの観点から【自宅住所をビジネスで利用したくない方】もいらっしゃることでしょう。バーチャルオフィスを利用することで、ビジネスとプライバシーを明確にわけることができますので、このような方にもおすすめとなります。

テレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方

新型コロナウイルスの感染拡大を機に【テレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方】にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に貸会議室などが併設されているオフィスであれば、月に数回程度の会議の際に会議室を利用し、それ以外はテレワーク・リモートワークで業務に取り組むことが可能です。オフィスコストを大幅に削減することにもつながりますので、大きなメリットがあるかと思います。

東京に支店や営業所を設けたい企業の方

事業拡大に伴い【東京に支店や営業所を設けたい企業の方】にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に人員を多く配置しないのであれば、物理的な空間を有するオフィスは必要ありませんので、オフィスコストを大幅に削減し、都心一等地のビジネス街の住所を利用できることは大きなメリットになるでしょう。

バーチャルオフィスに関する誤解

ここではバーチャルオフィスの利用にあたっていくつかの誤解を解消したいと思います。

誤解①「バーチャルオフィスを利用すると銀行の法人口座が開設できない」

【バーチャルオフィスを利用すると銀行の法人口座が開設できない】というのは大きな誤解の1つです。この誤解が生まれてしまった背景には、次の3つのケースがあります。

ケース１．バーチャルオフィスお断りの銀行に申し込んでしまったケース

銀行など金融機関の中にはあらかじめ「バーチャルオフィスの住所では法人口座は開設できません」と明言している銀行もあります。当然ですが、このような銀行に申し込んでも口座は開設できませんので、事前に確認しておくとよいでしょう。住信SBIネット銀行などはホームページ上で明言しています。

ケース２．契約したバーチャルオフィスの住所が汚れていたケース

契約したバーチャルオフィスに反社会的な活動をする団体が入居している、入居していたケースでは銀行の審査担当にその住所自体が信頼されずに口座が開設できないというケースもあるようです。このようなことにならないためにも後述する「バーチャルオフィスの正しい選び方」をぜひご一読ください。

ケース３．そもそも事業に問題があったり、問題があると思われてしまったりしたケース

バーチャルオフィス利用の有無とは関係なく、自身の事業に問題があったり、あるいは審査時に問題があると思われてしまったりしたケースも考えられます。審査落ちした本人がバーチャルオフィスが原因だと思っていても、実はそうではない部分に問題があったことも十分に考えられます。法人口座の開設にあたっては、事前にしっかりと信頼されるように資料を準備して臨むと良いでしょう。

誤解②「バーチャルオフィスを利用すると社会保険に加入できない」

【バーチャルオフィスを利用すると社会保険に加入できない】というのも大きな誤解の1つです。これはもはや誤解としか言いようがありません。

バーチャルオフィスの正しい選び方

ここからが重要といっても過言ではありません。こちらでは「バーチャルオフィスの正しい選び方」を解説します。ぜひこちらをご一読ただき、信頼度の高いオフィスを選んでいただければと思います。

決め方①「住所の信頼度を最優先すべし」

バーチャルオフィスを選ぶ際は、まず何よりも【住所の信頼度】を最優先してください。利用するオフィスの住所が汚れていたら、あなたのビジネスにもマイナスの影響が生じます。そのため、次の３ステップで信頼度の高い住所を探してみてください。

ステップ１．ビジネス街のイメージのある住所で絞る

個人的には都心一等地のなかでも【ビジネス街として対外的に信頼度が高い千代田区や中央区の住所】をおすすめします。業種によっては港区や渋谷区なども良いかもしれませんが、少なくとも千代田区や中央区であることによってビジネスで悪いイメージを与えることはないと思いますので、対外的に信頼度の高い地域を選びましょう。また、【銀行や旧財閥系の企業グループの名称が入ったビル】であれば、より信頼度が高くなります。こちらも参考にしてみてください。

ステップ２．審査体制が厳重なオフィスで絞る

利用する住所に反社会的な活動をする団体などが入居しているとあなたのビジネスにもマイナスの影響があります。そのため、公的な書類の提出はもちろん、可能な限り対面での審査を行っている【審査体制が厳重なオフィス】を選ぶことをおすすめします。公的な書類だけで事業内容の善悪は判断できませんし、事業内容に関する書類などの提出を義務付けていても、書類などはいくらでも嘘八百が書けますのでそれだけで信頼足りえるとは言えません。利用する人物と対面で審査しているオフィスの方が圧倒的に審査体制が厳重だと思いますので、こちらも参考にしてみてください。

ステップ３．契約前に住所やビル名をネットで検索する

ある程度契約を検討するオフィスが絞られたら、【契約前に住所やビル名をネットで検索すること】をおすすめします。自社のホームページでいくらキレイごとが書いてあってもそれを鵜呑みにしてはいけません。契約するオフィスの住所を検索したり、「ビル名　評判」、「ビル名　怪しい」などと検索したりして「詐欺」や「犯罪」などのネガティブな内容の記事がヒットしたら必ず目を通しましょう。その情報が入居していた個人や企業に関するものであっても、問題なのはそのような個人や企業でも住所を利用できてしまうことです。あなたのクライアントが住所やビル名を検索して「詐欺」や「犯罪」などの内容の記事がヒットしたらどのように感じるでしょうか？銀行の審査担当はこのような住所やビル名を使用している法人の口座開設を認めたいと思うでしょうか？いずれの答えも明白だと思います。なお、オフィスによってはネット上で住所自体を検索できなくするため、利用者に対して画像処理を求めたり、契約前に住所が検索できないようにするため、契約成立後にしか住所を公開しない場合もあります。これらのオフィスがすべて怪しいとは言い切れませんが、個人的にはあまりおすすめできません。

決め方②「東京都内の相場は月額5,000円だと思うべし」

都心一等地のビジネス街にあるバーチャルオフィスを利用する場合、【基本料金の相場は月額5,000円】前後だと考えてください。そして、【月額5,000円で法人登記と月1回以上の郵便転送が可能であること】を基準にオフィスを検討してみてください。同様のサービスが月額5,000円以下で受けられれば格安オフィスの部類に入りますが、月額2,000円を切る場合などはビジネスとして成立しない可能性があるので警戒するようにしてください。利用料金が安いに越したことはありませんが、料金が安ければ満足にスタッフを雇うことができずに郵便物の受取などに支障をきたしたり、最悪の場合はオフィス自体が閉鎖されたりすることもあり得ます。安すぎるオフィスは避けることをおすすめします。また、法人登記で追加費用が発生したり、郵便物の受取や転送などで都度費用が発生したりするオフィスも良心的とは言えませんので、個人的にはあまりおすすめできません。なお、電話転送や会議室の利用に関しても利用料金の基準をまとめてみたので参考にしてみてください。

決め方③「料金体系が明確なオフィスを選ぶべし」

先にも少し触れましたが法人登記で別途費用が発生したり、郵便物の受取や転送で都度費用が発生したりするオフィスはおすすめできません。オフィスコストは毎月定額であることに越したことはありませんので、【料金体系が明確なオフィス】を選ぶことをおすすめします。

決め方④「有人営業のオフィスを選ぶべし」

急な来客への対応といった点では【有人営業のオフィスを選ぶこと】をおすすめします。意外に住所を見て直接訪ねてくるクライアントは多いものです。急な来客へも対応できるように、オフィスにスタッフが常駐しているバーチャルオフィスを選びましょう。なお、受付に内線電話のようなものを設置し、直接利用者にコンタクトを取ることができるオフィスもあるようですので、こちらも検討してみてください。

決め方⑤「現地の雰囲気を確認すべし」

「百聞は一見に如かず」ですので実際に内覧などで【現地の雰囲気を確認すること】をおすすめします。本当は「必ず現地に行くべし！」と言いたいところですが、新型コロナウイルスの感染拡大への対応で無人営業となってしまっているオフィスや利用者以外の来館を断っているオフィスもあるようです。入会者の利益を考えるとこのような対応はむしろ評価すべきところですので来館できないのはやむを得ないと思いますが、現地周辺の様子を確認するなどはした方が良いでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスの基本機能・サービスは【ビジネス上の住所を提供】するというものであり、【郵便物転送】や【電話転送】、【貸会議室】の利用などが付随するサービスとして提供されています。法人設立や会計などのサポートも受けられる場合もあります。【初期費用を削減できる】、【都心一等地のビジネス街の住所を利用できる】、【自宅住所を公開せずにプライバシーを確保できる】といったメリットがあり、【オフィスに作業スペースを求めていない方】、【自宅住所をビジネスで利用できない方】、【自宅住所をビジネスで利用したくない方】、【テレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方】、【東京に支店や営業所を設けたい企業の方】におすすめです。利用にあたっては、「バーチャルオフィスの正しい選び方」ご一読いただき、信頼度の高いバーチャルオフィスと契約していただければと思います。

[originalsc]