バーチャルオフィスはその名の通り、仮想空間の事務所のことです。会社などはビルなどに事務所を構えていることが一般的ですが、クラウドサービスの発達によって自宅で仕事をする人なども増えてきたことで、現実社会では事務所を借りる必要はないが、事業を起こすために事務所住所は必要、という人もためにも役に立ちます。
バーチャルオフィスといっても住所を持っていますが、仮にその住所に郵便物が届いても、多くの物は受けとることが出来、郵便物の転送サービスの利用が出来ます。本人に直接渡すような本人限定郵便や食品など受け取れないものは規定されているので、ダイレクトメールなどは別にしても、自身に届く郵便物は事前に知っておく必要はあります。また電話番号も持つことが出来、郵便物と同じように転送サービスや電話秘書代行なども利用出来るので、代行サービスを利用することで一般的な事務所と変わりない仕事が出来るようになります。
ところで千代田区には丸の内があり、丸の内は日本一のオフィス街といえる地域です。大企業や大商社、金融会社の本社ビルなども多くあるので、企業の所在地として信用性があり、バーチャルオフィスとしても人気のある場所です。ではそんな人気の千代田区でバーチャルオフィスを利用する際の価格帯はどのようになっているのでしょうか。
答えを先に述べるのであれば価格帯には幅があり、5,000～15,000円となっていることが多いです。郵便物転送は基本サービスとして利用出来ますが、電話転送サービスや秘書代行を利用したり、インターネットに接続されたパソコンだけでファックスを送受信するサービスなど様々なサービスを受けられるようにすると、価格は高くなっていきます。最も安い価格は1,980円ですが、これには郵便物転送サービスや電話転送サービスが含まれておらず、別途オプション料金が加算されるシステムになっています。郵便物は送られてくることはなく、電話もかかってこないような仕事であれば最も安く借りることが出来ますが、郵便物転送サービスなどを受けたい場合は、料金内にどのようなサービスが含まれているかを事前に確認することを忘れないでください。
また上記の料金は月額料金となっていますが、最初に入会金や保証金を支払うことが一般的となっています。入会金や保証料は会社によって異なりますが、入会金は5,000～15,000円、保証金は10,000～30,000円が一般的となっています。入会金と保証金の両方を最初に支払う場合と、どちらか一方だけ支払うパターンと分かれますので、初期費用を抑えたい場合には、どちらか一方を支払う方が良いのかもしれません。しかし入会金と保証料の両方を支払うような会社ですと、利用後は利用者が来客との打ち合わせに利用できるスペースや来客者が安心して利用できるエントランスや受付などもあったりします。また50名以下の人数が収容可能な会議スペースなども無料で借りることが出来たりもするので、初期費用や月々の料金が高くても、損をするようなことはないでしょう。自身の仕事が人と関わりを多く持つような仕事なのか、人と接触することは少ないが郵便物や電話などが多くかかってくるのか、人とはほとんど接触することがないのかなど、どのような利用になるのかを事前に予測しておくと、どのプランにすれば良いのか分かるかもしれません。
バーチャルオフィスといっても、実際にそこを貸し出す会社は存在しています。そのためどのような会社ビルなのか、仮に来客が合った場合には、来客者が安心して利用できるような場所なのか等を事前に確認しておくことが出来ます。また確認の際に詳しい利用料金の説明や使い方、別途必要になるオプションはあるのか等も詳しく説明を受けることが出来るので、ウェブ上で会社の確認をし契約する会社を決めるのではなく、実際の会社ビルを確認してから契約することが大切になります。
またバーチャルオフィスを利用するためには、必要書類を揃えるだけでなく、面談を行う会社もあります。面談では、本当に起業するために利用なのか、ということを確認するために行うこともあります。実店舗などではないことを逆手に取って、犯罪行為に近いこと、もしくは犯罪行為をしようとする人も中にはいるかもしれません。しかし犯罪行為を起こしてしまうと、それは会社の信用に係わりますし、何より他の利用者に迷惑がかかります。会社だけでなく利用者に不利益をもたらさないためにも、実は面談は審査をするという点で、とても重要なのです。
千代田区には複数の業者がありますが、まずはネットで確認をし、自身の仕事に合うようなプランを複数確認し、実際に話しを聞いて、良いプランを持つ会社と契約が出来るようにしましょう。またプランの説明や会社内の案内を受けるためには、事前に連絡をすることが必要ですが、ネット上からも申し込みが出来るので、忙しい合間でも簡単に連絡を入れられます。
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