バーチャルオフィスだと知られたくない方も当然いますから、電話の対応は気にしている方も多いです。最近は連絡もメールが多くなり、SNSを利用した無料通話を活用する方も増えています。しかし、会社として実在すると信頼を与えるために、住所を借りているのですから電話も掲載することは自然な流れです。掲載している以上、どこからいつ電話がかかて来てもおかしくありません。さらに住所は東京なのに、電話番号のエリア番号が他県では不審がられてしまいますので、電話番号も制限されてしまいます。住所だけバーチャルで電話は自分が対応するというわけにはいかないケースも予期できます。
そんな時に利用したいのが電話転送のサービスです。電話がかかってきたら転送して、本当にいる場所へとつなげてくれますので、安心して電話応対ができます。電話転送と言っても大きく分けて2通りがあります。まずは自動的に転送される仕組みで、バーチャルの電話番号にかかってきたときに、事前に指定しておいた本来の電話番号に転送してくれます。これなら相手に知られることもなく自動ですから手間も不要です。最初に設定すればいいので面倒もかかりません。しかし、営業時間外や曜日以外でもつながってくるので、場合によっては煩わしく感じてしまうこともあるでしょう。また、逆に不在の時にはそれを知るすべがないのでチャンスを逃してしまう可能性も出てきます。最悪の場合は連絡が取れないと思われてしまって、不安感を与えてしまうかもしれません。本当にスタッフがいる場所が不在がちの方の場合は、あまり効率的な方法とは言えません。一般的なオフィスを思い浮かべるとわかりやすいですが、電話に出ないイコール日中に誰もいないオフィスです。普通は事務担当のスタッフがいますから、本当に実態のある会社なのかと思われてしまうかもしれません。
では、この問題を解消するにはどんな方法があるかと言うと、それがバーチャルオフィス運営会社が行っている電話転送サービスです。東京ではこのサービスを扱っている会社も増加しています。今までの転送との違いは、専用の電話オペレーターが間にワンクッション入ることです。つまり、会社のスタッフが電話をとって、指定された人につなぐという一般的なオフィス感覚を演出できます。まず、会社のレンタルの電話番号に入電があります。それを貴社名でキャッチして対応するスタッフが対応します。「お電話ありがとうございます。山田商事でございます」といった具合です。そこから指定の人物につないだり、質問なら担当の者につなぎますという流れで電話を回します。これなら、電話がつながらないということがないので安心ですし、相手方としてもスタッフがいるしっかりとした会社というイメージを与えます。
さらにこのサービスのメリットですが、もし転送して誰もいない場合は折り返しができる点です。不在であれば、その旨相手に伝えて連絡先を残したり、簡単な用件なら承ることも可能です。連絡がきたことがわからないことがないので、やり取りが確実にスムーズにできます。連絡があったことや伝言はメールで送られてくるので折り返しの対応がとれますので安心です。せっかくのチャンスも逃すことがないので安心して仕事が進められます。また、電話をかけてきた人にも話ができないというイライラや二度手間がかからないので好印象です。仕事は時間の制限があることが多いですから、何度も連絡が取れないとなると支障が出てきてしまいます。その負担を相手に与えないことも、長く仕事をしていくうえで重要です。バーチャルオフィスではあっても仕事の内容には妥協したくないですから、このサービスは積極的に利用して行くメリットが大きいです。電話転送と言っても、ただ転送するだけではなくより濃いサービスとして、リアルなオフィス感を出せるのは魅力的です。
しかもプラスアルファの効果も期待できます。この転送プラス一次対応のサービスは、電話の対応に長けたスタッフが行っていますので、ただの素人ではありません。ビジネス対応や電話対応のノウハウや知識が豊富ですから、言葉使いや相手に負担のない話の進め方を熟知しています。そのため、会話術もレベルが高いので失礼がない対応をしてくれます。気持ちよく電話をかけてもらえますし、何よりも教育が届いている会社と言うイメージも持ってもらいやすいです。社員の質は会社の顔にもなりますので、それだけでも納得のメリットです。
東京ではこのようなサービスも進化してオプションで選べるように進化しています。ただ住所を借りるだけのバーチャルオフィスの時代は古くです。今は本物のリアルなオフィスをトータルで演出できるサービスも選択肢が広がっています。うまく活用してリアル感のあるオフィスで、ビジネスを展開していくことで他との差別化をはかりましょう。その１つがプラスアルファの効果が大きい電話転送です。
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