東京のバーチャルオフィスと契約する場合、会議室を利用する人も多いです。では具体的に使い勝手が良い会議室かどうか、どのような所をチェックすれば良いかというと色々あるので、詳しく見ていきましょう。
まずきちんとした部屋が用意されているかです。バーチャルオフィスの中には、きちんとしたオフィス用物件を使用して運営している所もあれば、居住用物件を使用して運営している所もあります。その為ワンルームマンションで運営し、その部屋を会議室として使用している所も少なくありません。オフィス用物件で使われている物件であれば問題ありませんが、居住用物件を転用している場合は色々な問題が出てきます。例えば入り口が当然オフィスのエントランスのようにはなっていないので、来客者が戸惑ってしまったり、内装も家丸出しなので、ビジネス感がどうしても薄れてしまい、商談にはあまり向いていなかったりします。こういう理由から、契約する場合はきちんとオフィス用物件を使用して運営しているかどうかをチェックしておくと良いです。
また利用料金や予約方法はどうなっているかという事もポイントです。これらは業者によって、それぞれ異なる事が多いので事前にチェックしておきましょう。部屋の価格を使用する時間数によって計算する場合もあれば、何時間以上使用すると安くなるというする所もあるので、自分に合った所を選ぶとコストを低く抑える事が出来ます。予約も電話やメール、ウェブから等色々と方法があります。電話だと営業時間内しか受け付けてもらえないので不便ですし、メールの場合も相手側が受信して初めて予約完了という形になるので、こちら側が送った時点ですぐに確約をとれないという意味では不便です。しかも電話やメールだと、人為的なミスで時間が間違えて部屋が取られていたり、そもそも予約が取れていなかったりする事もあるので、最も確実な予約方法はウェブから行うという事になります。その為ウェブ予約がない業者は不便なので、なるべく避けた方が良いです。他にも夜間や土日に利用する時に割増料金がかかるのかや、延長した場合どうなっているのか等も合わせてみておくと安心です。もちろん急に相手の都合でキャンセルする事になった場合も、どうなるかというのはチェックしておかないと、部屋を使用していないのに料金を取られてしまう事もあるので注意しましょう。
それから支払い方法もどうなっているかも大事なポイントです。当日の現金払いやクレジット払いもあれば、後日他の料金と合わせて支払うというパターンもあります。
あと部屋数が沢山用意されているかという事も重要です。使いたい時にいつも部屋が埋まっているのでは話になりません。いつでも使いたい時は使えるという状況でなければ、安心して使えません。勿論バーチャルオフィスは他の人も利用しているので、会議室を共有するというのが前提です。それでも部屋数自体が少なければ、いつも埋まっているという可能性が高くなります。その為こうした可能性を出来るだけ避ける為にも、部屋数が多い業者を選びましょう。
そして部屋の種類についてもチェックしておく必要があります。いざ使おうとしたら小さい部屋ばかりで、全員が入れなかったというケースもありますので、小さな部屋から大きな部屋まで用意されている所と契約すると良いです。特にセミナーをよく開催する人は、大きな部屋がないと困るので注意が必要です。また部屋はどういう仕組みになっているかも大切で、完全に外部と遮断されている個室タイプか、それとも一部分が開いている半個室タイプか、あるいはオープンスペースかという事も見ておきましょう。
完全個室であれば、外部に声が漏れる事も少ないので商談等には向いていますが、その一方で男性と女性で会議を行うとなると、セキュリティの問題や料金が多少高いというデメリットもあります。その点半個室やオープンスペースであれば、多少の音漏れは仕方ないとしても他人の目があるので女性は安心ですし、料金も安くなるというメリットもあるので、用途によって使い分けると良いです。
まだまだチェックする項目はあります。空調が個別についているのか、それともフロア全体のものなのかも、気持ちよく会議をするには重要ですし、プロジェクターやホワイトボード等の備品はそろっているのか、そしてある場合は料金がかかるのか否か等も調べておきましょう。加えてネット環境はどうなっているのかや、会議室で飲食はしても良いか等も大切です。特に長丁場になると小腹も空いてきます。そんな時に食事が出来なかったら、いちいち外へ行かなければなりません。こうした点も事前に知っておくと、あとで困ったりしなくて済むので安心です。
このように東京のバーチャルオフィスで会議室を利用する場合、チェックするポイントは色々あるので、契約する前にしっかりとこうした点をおさえておきましょう。
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