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バーチャルオフィス 東京 秘書代行

2020年2月3日

東京で企業活動をするときには、効率的に的確に行っていくことが重要です。多方面からのアプローチや取引が起こりますし、どんどんと変化していく動きに素早く適応していくことが求められます。そうなると本業にばかり目を向けていては事務作業がおろそかになってしまいます。電話対応や関係先の情報整理、それに手紙の整理や区別など、多くの作業が後回しや見過ごしになってしまっては、せっかくの仕事のチャンスも台無しです。特にバーチャルオフィスを構えた方は小規模な事業主や起業仕立てなど、まだまだ人手が足りないうえに、仕事の流れも安定していないことが多いでしょう。最低限の人数で行っていることも多いですから、細かいことまで手が回らないし気付かないことも多いとなってしまいがちです。

そんな時には秘書代行を利用してみてはいかがでしょうか。秘書なんて大げさだし経費がかかってしまうと考えてしまいますが、実際のオフィスで秘書として勤務するわけではなく、あくまでもサポートのサービスの一環ですから人件費としてもお得です。しかし、お手伝いしてくれる内容は細かくて、秘書代行にお願いしてしまうと一気にラクになりますし、情報などが整理できて安心できる環境になります。バーチャルオフィスだと相手が連絡を取ると、いつも代表本人が出てくると会社の規模を疑われたり、人を雇う余裕がないのかと不安に思ってしまう方もいます。そんなときにも秘書が連絡をしてくると、それだけ仕事が忙しい、会社の構造がしっかりとしていると感じることも多くプラスに働きます。もちろん、簡易な秘書と言ってもマナーや知識はしっかりとした方が仕事をしていますので、ビジネスの場面に置いてもスムーズで安心できる仕事をしてくれます。ですから、本当の秘書を雇っているのと変わりませんので、質は高く身近な存在として東京のバーチャルオフィスには欠かせない存在です。

どんなことをしてくれるかは契約や提供している業者によって変わります。ただ多くの共通していることは、まずはかかってきた電話の取次ぎをしてくれる代行業務です。電話はネットが普及した現在でも仕事には欠かせません。ところがバーチャルオフィスでは電話番号もレンタルで借りることが多いですから、直接実際に業務を行っているところにかかってくるわけではありません。転送サービスもありますが、不在の時は対応できませんしいつも代表者が出ると他の人はいないのかと思われてしまいます。その点を解消するのが電話対応業務で、かかってきた電話をまずは秘書がとり、内容を簡単に伺って担当者に転送します。間に取次ぎを行ってくれますが、電話をしてきた方からすると会社に電話をしたら秘書がとり、そこから取り次いでもらったとなります。電話の内線でつないでもらったようになるので、とても信用が高まります。もし転送しても不在であれば、その時に対応もしてもらえます。席を外しているなど、取次ができないことを伝えてくれますので、コールのままで終わることがありません。連絡があったことも、伝言があればそのことも伝えてくれますので、折り返しの連絡もできます。秘書代行を依頼しておくと、あらゆる連絡がスムーズに漏れなくできるので、とても安心して自分は動き回れます。もちろん秘書と言うくらいですから、電話のやりといですら丁寧で間違いのない対応です。しっかりと話を聞き、伝えることは伝えてくれます。さらに伝言はしっかりと連絡してくれるので仕事で大切な報連相の連携も確かです。自分の会社のスタッフではありませんが、それでも基本的なビジネスマナーは身に着けていますし、会社名やそのスタッフの氏名、業務内容などは事前に把握していますので、全く話が通じないような対応にはなりません。さらに、対応してほしい時間帯も柔軟に選べることが多く、日中だけではなく少し夜遅くにも利用することができます。もちろん、土日などの休みの日も必要なら代行して電話対応が可能です。東京の企業は多くの取引先があるので、時間や曜日で限定的にしてしまうとデメリットも多くなります。しかし、それに対応してくれる秘書代行サービスがあれば、仕事に集中できるので柔軟な対応もできます。存在しないオフィスだからこそ、本当のオフィス以上のきめ細かい安心のサービスを行うことで、相手方に信頼を与え効率的な企業活動ができます。

秘書代行サービスはそれだけを提供する業者もありますが、東京のバーチャルオフィスではオプションとして用意していることも多いです。ですから、オフィスの住所と電話番号、さらに秘書と全てを込みで契約することも可能です。その方がお得なったり管理がわかりやすいことも利点です。仕事の外側の部分をサポートしてくれるサービスは、企業や仕事内容の差につながります。つい後回しや優先順位が低くなりがちですが、だからこそその部分に手厚いと、企業としての質が高いと判断されますので重要なポイントです。

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バーチャルオフィス大辞典編集部

バーチャルオフィスについての様々な情報を編集しています。バーチャルオフィスの利用を検討されている方に必要な情報を収集し記事にまとめています。

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