起業・経営

「PDCA」を高速で回すことで、事業をブラッシュアップ!

2019年12月13日

ビジネスシーンにおいて、業績を上げたり、効率的に業務を行うために「PDCA」という方法があります。
「PDCA」は「PDCAサイクル」とも呼ばれ、これを繰り返し回すことで効果が出て来るフレームワーク(手法)です。

今回は、ビジネスだけではなくプライベートでも活用できる「PDCA」についてご説明します。

「PDCA」とは?

「PDCA」は「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取ったもので、この4つのフェーズ(段階)をひとつのサイクルとして実行していく思考プロセスです。

4つのフェーズを実行していき、ひとつのサイクルが終わったらまた最初から、というのが「PDCA」の流れとなります。

1:Plan(計画)

2:Do(実行)

3:Check(評価)

4:Action(改善)

1:Plan(計画)
※1~4の繰り返し

各段階(フェーズ)についてご説明します。

【Plan(計画)】
まず目標を決めます。目標は漠然としたものではなく、期日や目標を数値を使って具体的に決めます。
さらに現状を把握して、目標とのギャップを考えて課題を洗い出し、それに向けた施策を考えます。

この時には「Who(いつ)」「Who(誰が)」「Where(どこで)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」「Howmuch(いくらで)」と、5W2Hを意識しながら目標を設定します。

目標に対して具体的な施策を決めて、そこから得られるであろう結果を想定するまでが「Plan(計画)」です。

【Do(実行)】
目標に向けてPlanで導き出した計画を実行します。
大切なのは、きちんと計画に沿った内容を実行すること。もうひとつは後で評価や分析ができるように、実行内容を記録しておくことです。
こうすることで、うまくいかなかった時の課題の洗い出しをスムーズに行うことができます。

【Check(評価)】
Doで行ったことを検証、評価します。
「計画通りに実行できたのか」「実行に対する成果は出ているのか」などから、評価できる点とできない点を考えます。
評価は、客観的な視点から数値などで分析して、どうしてそのような結果になったのかの要因を振り返ることが大切です。

【Action(改善)】
Checkでの評価を見ながら、これまでのフェーズの反省点などを振り返り、改善策を練ります。
「目標設定が適切だったのか」「時間や予算に無理がなかったか」「効率よくできたのか」などを具体的に洗い出して、次のサイクルのための準備を整えます。

ここでしっかりと改善しておかないと、次のサイクルでもまた同じ過ちを繰り返すことになるので、改善点に漏れのないように注意が必要です。

「PDCA」の必要性

組織やチーム、個人と規模に関係なく取り入れることができるのが「PDCA」のポイントです。そしてそのメリットには以下のようなものがあります。

【目標を明確にでき、改善策も実行できる】
目標が曖昧な状態で行動をしても、ムダが多くなり、本来の目標とズレてしまうことが多くなりがちですが、「PDCA」のサイクルを回すことで目標をハッキリと、さらに内容の改善策も実行できます。

何度もサイクルを回すことで、目標の達成や問題点の改善点が明確になります。

【目標に対する思考や事象を整理できる】
よくありがちなのが、計画を立てても、それに向けて具体的に何から手をつけるべきか、何をやればいいのかがわからなくなることです。
現在の状況などを整理して具体的な計画を立てることで、事象や思考を整理できて課題を把握することができます。

「PDCA」を回しやすくするコツ

せっかく「PCDA」を導入するのですから、効率的にうまく回したいものです。そこで、「PDCA」を回しやすくするための基本的なコツをお伝えしましょう。

【「PDCA」が失敗するパターン】
「PDCA」のコツの前に、陥りやすい失敗パターンをご紹介します。これらを覚えておき、そのパターンを避けるようにすることも大切です。

<「PDCA」を1回しかまわさない>
「PDCA」の1回のサイクルで目標達成すれば言うことはないでしょうが、目標が高くて難しければそうはいきません。
1回のサイクルではわからなかった改善点などは、何度も回すことで見えてきます。目標を達成するまで、継続してサイクルを回すことが必要です。

<フェーズ漏れでうまく回らない>
「PDCA」を続けていても、実行業務に抜けがあったり、評価だけで改善していなかったりすると、うまく回すことはできません。
各フェーズでやるべきことをしっかりやって、途中で頓挫しないように次につなげていきましょう。

<途中で計画倒れになってしまう>
これは初心者などにありがちですが、高い目標とその計画を立てても、どこかで必ず無理が生じます。自社や自分の状況、資金面、実行できる体制などを考えて、それに見合った計画を練ることが大切です。
まずは簡単な計画を立てて、それが達成されたら次のステップへ、段階を踏んで「PDCA」を回すのがポイントです。

「PDCA」を効率的に回すには…

「PDCA」は、継続することで仕事の質を高めることができますが、効率的にうまく回すには基本的なコツがあります。
密接に関わり合った4つのフェーズを漏れなく行うことで次につなげていけば、スムーズに回せるようになります。

これまで前述した内容と重複する部分もありますが、4つのフェーズに分けて、そのコツをまとめておきましょう。

【Plan(計画)のコツ】
漠然とした計画では意味がありません。
数値を使って、どんな目的を達成するためのものなのかを詳細に考えて計画を立てます。この時には、いきなり大きな目標にするのではなく、ステップを踏んだ目標から計画を考える方がやりやすいでしょう。

【Do(実行)のコツ】
Planで立てた内容に添った形で実行します。この時には、どんな業務をしたのかを記録しておきます。
また、実際に業務をすると、多少は計画とは異なる部分も出てはきますが、あまりにも相違が出る場合は、計画自体に問題がある可能性もあるので、Planを見直すことも必要でしょう。

【Check(評価)のコツ】
Doで行った作業の記録をもとに、目標が達成できたかどうかを評価します。また、より詳細な評価として、データを使ったさまざまな側面から検証を行い、そこから次回の改善点を見つけ出すようにします。

【Action(改善)のコツ】
次の「PDCA」への準備として、4つのフェーズの調整をします。Checkで行った評価から、より効果の高いものから改善していき次回に反映させます。

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バーチャルオフィス大辞典編集部

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