起業・経営

これでわかる月次決算の流れ

2019年12月13日

(概要)
月次決算は、経営の状況把握と適切な経営判断に欠かすことができません。この大切な月次決算は、どのような流れで行うべきでしょうか。
今回は、月次決算のプロセスについて解説します。

(本文)
月次決算のプロセスは7つ
月次決算は、自社の毎月の営業成績や財務状況などが確認できる予実管理に欠かせない業務です。

経営にとって重要な月次決算は、どのような流れで行うべきでしょうか。

月次決算のプロセスは「現預金の残高確認」「月次棚卸高の確定」「仮勘定の整理」「経過勘定の計上」「減価償却費、退職給付費用などの計上」「月試算表の作成」「月次業績報告」の7つです。ひとつずつ説明していきましょう。

【1:現預金の残高確認】
現預金勘定の帳簿残高と実際の残高を合わせる作業を最初に行います。

エクセルを中心に、簡単な会計システムを用いて現預金の把握を行っている会社も多いかと思いますが、その内容が正しいかどうかチェックします。
現金は金庫内のものを、預金は残高確認を行います。もし合っていなければ原因を割り出し、しかるべき修正を行います。

この「現預金の残高確認」は、月次決算の中でも重要なプロセスのひとつです。理由は、最初でつまずいてしまうと、後々の処理も適切に行うことができないからです。

【2:月次棚卸高の確定】
棚卸の際は必ず実地検査を行うようにしましょう。面倒だと思うかもしれませんが、会社の資産の状況をしっかりと把握することが経営の状況把握につながります。

【3:仮勘定の整理】
仮払金や仮受金などの仮勘定を適正な科目に振り替えます。これらの勘定科目は使いこなすのが大変なので、迷ったときは顧問税理士に相談するとよいでしょう。

【4:経過勘定の計上】
未払費用や前払費用を計上します。このとき、経理規定によって処理方法が異なってきます。具体的には、現金主義なのか発生主義なのかといった側面です。

【5:減価償却費、退職給付費用などの計上】
これらの費用は当初年間で見積もりを行います。例えば年間の減価償却費が1200万円の場合、月次決算では100万円を計上するわけです。
これらの費用のほかに、月割り計上を行う費用は「賞与」「固定資産税」「労働保険料」などがあります。

【6:月次試算表の作成】
試算表は決算表とも呼ばれます。ここまで来てやっと試算表ができます。

【7:月次業績報告】
試算表をもとに年間計画と月次実績の差異を確認します。過不足の原因を分析し、取締役会などを適宜開催しつつ、具体的な行動に落とし込んでいきます。

「月次業績報告」では、いわゆる管理会計の経験や知識が必要になってきます。目の前の数字を読み解き、次の手を迅速に打つことが大切です。

月次報告資料を読み解いて経営の状況把握を適切に行う
【7:月次業績報告】を行う際、試算表に基づいたさまざまな資料を参照します。どのような資料があるのか、主な3つを紹介します。

【1:比較損益計算書(予算実績対比表)】
月の予算を達成できているかどうかを確認するための資料です。過不足がある場合、その差異をほかの月に振り返るなどして、経営の軌道修正を図ります。

【2:比較損益計算書(前期比較表)】
当期実績と前年同月の比較を行うための資料です。当期の損益状況のほか、前年と比較した経営成績を迅速に把握します。

【3:部門別損益計算書】
部門別の損益をつかむための資料です。ここでの「部門」は、さまざまな意味を持ちます。例えば、支店や課などです。「事業ごと」という考え方もできるでしょう。

部門別に損益の実態を把握することで、より正確な経営判断を下すことができるようになります。
部門別の損益管理を、しっかりと行えている企業は思いのほか少ないのが実態です。そのため、この作業を徹底できれば、他社より優位に立てる可能性も高まります。

月次決算は専門家との連携を視野に入れ有用に活用
ここまで、月次決算の流れのほか、月次報告資料についてご説明してきました。

まとめてみると多くのプロセスがあり、膨大な作業を要することがわかります。また、月次決算のアウトプットである月次報告資料を読み解き、適切な経営判断を下すためには、相応の経験値が必要です。

月次決算は、税理士の力を借りずに自社で完結させることはかなり大変です。費用面を考慮して、税理士へ依頼せずに済ませようとする経営者の方もいますが、あまりおすすめできません。
なぜなら、経営者には経営者にしかできない仕事があり、それに集中すべきだからです。月次決算は重要なものですが、その作業に忙殺されると本来の業務がおろそかになる可能性があります。

また、月次報告資料は上述のもの以外に、さまざまな資料があります。それらを用いることでより正確に経営状態を把握できるようになります。例えば、会計システムをカスタマイズすることで目的に沿った資料を出せる環境も作れます。こういった、経営の実態をつかむために有用なさまざまな知恵を持っているのも税理士のような専門家です。専門家とうまく連携して、自社の事業を伸ばしていきましょう。

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